تکنولوژی در زندگی همه‌ی ما جای خود را باز کرده و زندگی بدون وجود آن، تقریبا سخت و غیر قابل تصور است، صنعت آموزش و مدارس نیز از این قاعده مستثنا نیستند و پابه‌پای فناوری، حرکت می‌کنند؛ مدارس هوشمند، وبینارها، سامانه‌های مدیریت مدارس و… همه‌و‌همه به لطف فناوری اطلاعات (IT) به وجود آمده‌اند و فرایند تدریس و آموزش را برای معلم و کادر مدرسه، ساده‌تر کرده‌اند؛ قبلا در مقاله‌ی هوشمند سازی مدارس، به طور کلی با این موضوع آشنا شدیم و در این نوشته از همکلاسی، کمی دقیق‌تر، مزایای مدارس هوشمند را برای مدیر و کادر مدرسه بررسی می‌کنیم.
۱. نگهداری بهتر اطلاعات دانش‌آموزان
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از کامپیوتر برای ذخیره‌ی اطلاعات، این است که می‌توانید حجم زیادی از داده‌ها را به شکل یکجا و منظم نگهداری کنید؛ این‌کار علاوه‌بر اینکه سرعت و دقت ذخیره و نگهداری از اطلاعات را افزایش می‌دهد، در هزینه‌های پنهان مدرسه نیز صرفه‌جویی خواهد کرد، به کمک ذخیره‌سازی اطلاعات در یک کامپیوتر، دیگر احتیاجی صرف هزینه برای خرید کاغذ یا چاپ فرم‌ها نخواهید داشت و تمام فرایند ثبت اطلاعات به شکل خودکار و الکترونیک در سیستم انجام خواهد شد.
ضمنا به کمک وجود فیلترهای مختلف در یک نرم‌افزار کامپیوتری، شما می‌توانید به راحتی و در چند ثانیه، اطلاعات مد نظر خود را براساس یک ویژگی خاص، مرتب کنید و در کمترین زمان ممکن به آن‌ها دسترسی داشته باشید؛ مواردی مثل مشخصات فردی دانش‌آموزان، نمرات و سوابق تحصیلی، پرونده‌های پزشکی، سوابق تحصیلی، اطلاعات والدین و… نمونه‌ای از اطلاعاتی هستند که می‌توانید برای دانش‌آموزان در سیستم نگهداری کنید.
۲. ارتباط ساده‌تر میان معلم و والدین
از جمله موارد دیگری که به لطف مدارس هوشمند، امکان‌پذیر شده، این است که معلم یا کادر مدرسه، می‌توانند به سادگی و در کمتر از چند دقیقه، با دانش‌آموزان و والدین آن‌ها ارتباط برقرار کنند؛ فرض کنید معلم تکلیفی را برای دانش‌آموزانش تعریف میکند و آن را در نرم افزار مدرسه برای بچه‌ها بارگذاری میکند؛ در یک سمت این سیستم، معلم قرار دارد، در سمت دیگر دانش‌آموز و در سوی دیگر نیز والدین می‌توانند به روند تحصیلی فرزندشان دسترسی داشته باشند.
در یک مدرسه هوشمند، والدین می‌توانند عمکلرد تحصیلی فرزند خود را به سادگی مورد بررسی قرار داده و در صورت نیاز اقداماتی را برای بهبود آن انجام دهند، ضمن اینکه به لطف وجود اپلکلیکیشن‌های مدرسه، این ارتباط خیلی ساده‌تر و سریع‌تر انجام خواهد شد.
۳. مدیریت راحت‌تر امور مالی مدرسه
یک نرم افزار مدرسه هوشمند، به شما کمک میکند تمام امور مالی و حسابداری مدرسه را به شکل کاملا خودکار و الکترونیک انجام دهید، اطلاع‌رسانی پرداخت شهریه‌ها، محاسبه‌ی حقوق و دستمزد کارکنان و حتی قسط‌بندی خودکار پرداخت‌ها به شکل کاملا خودکار انجام می‌شود؛ ضمنا یک نرم‌افزار مدرسه‌ی خوب، برای ما در ایران زندگی می‌کنیم، کاملا مطابق با دستورالعمل‌های آموزش و پرورش عمل میکند و می‌تواند تمام فرایند حسابداری مدرسه شما را به شکل کامل مدیریت کند.
۴. مدیریت اتوماسیون‌های مدرسه هوشمند
کتابخانه، بوفه و غذاخوری مدرسه جزو آن دسته از مواردی هستند که مدیریت کردنشان زمان زیادی از کادر مدرسه صرف میکند و از سوی دیگر دانش‌آموزان نیز به شکل روزمره با آن‌ها سر و کار دارند؛ بنابراین وجود یک سیستم اتوماسیون، می‌تواند به شکل قابل توجهی این بخش از مدرسه را بهبود ببخشد و فرایندها را به شکل مکانیزه و کاملا خودکار مدیریت کند؛ در یک مدرسه هوشمند، دانش‌آموزان می‌توانند از طریق یک اپلیکیشن مدرسه، در چند ثانیه برای خود غذا رزرو کرده و حتی هزینه‌ی آن را به شکل الکترونیک پرداخت کنند.
کتابخانه الکترونیک در مدارس هوشمند نیز با همین روند و به شکل الکترونیک قابل مدیریت هستند، دانش‌آموزان یا والدین می‌توانند از طریق یک اپلیکیشن به سادگی لیست کتاب‌ها را بررسی کرده و کتاب مورد نظرشان را رزرو کنند و آن را از مدرسه تحویل بگیرند؛ از سوی دیگر کتابدار مدرسه نیز به سادگی امکان مدیریت وضعیت کتاب‌ها را دارد و حتی احتیاجی به ورود دستی اطلاعات نیست، بلکه امکان ثبت بارکد هر کتاب با دستگاه بارکدخوان وجود دارد و سیستم به شکل خودکار وضعیت امانت‌دهی و بازپس‌گیری کتاب‌ها را ثبت میکند.
۵. ثبت خودکار تردد دانش‌آموزان
یک مدرسه هوشمند، به شکل خودکار وضعیت تردد و حضور و غیاب دانش‌آموزان را ثبت میکند و حتی آن را به اطلاع والدین نیز می‌رساند، این سیستم مکانیزم جالبی دارد:
هنگامی که دانش‌آموزان وارد مدرسه می‌شوند، با ثبت اثر انگشت خود در دستگاه حضور و غیاب، وضعیت حضورشان را ثبت می‌کنند؛ در صورتی که تا ساعتی مشخص، حضور دانش‌آموزی ثبت نشود، سیستم به شکل خودکار پیامک‌های اطلاع‌رسانی را به والدین دانش‌آموز ارسال میکند و غیبت او نیز در دفتر کلاسی و سیستم حضور و غیاب کلاس‌ها نیز ثبت می‌شود.
ضمن اینکه به لطف ارتباط آنلاین که در تمام بخش‌های یک مدرسه هوشمند وجود دارد، کلیه‌ی اطلاعات (تاخیر یا غیبت دانش‌آموزان) به شکل خودکار با تمام بخش‌های سیستم همگام‌سازی (Sync) شده و شما هیچ احتیاجی به ورود دستی اطلاعات نخواهید داشت؛ اگر علاقه‌مندید بیشتر با این سیستم و قابلیت‌های آن آشنا شوید، می‌توانید صفحه‌ی آشنایی با سیستم حضور و غیاب مدارس را ببینید!
۶. دریافت گزارشات مدیریتی حرفه‌ای
یکی از جذاب‌ترین مزایایی که در یک مدرسه‌ی هوشمند به آن دسترسی خواهید داشت، امکان دریافت و تحلیل گزارشات مدیریتی است؛ به کمک این قابلیت شما می‌توانید، گزارش‌های کاملی از مدرسه و وضعیت تحصیلی دانش‌آموزان خود دریافت کنید و با توجه به این گزارشات، تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری در خصوص فعالیت‌های خود داشته باشید؛ به عنوان مثال، می‌توانید وضعیت دو کلاس را با هم مقایسه کرده یا حتی روند رشد دانش‌آموزان را در نیم‌سال‌های تحصیلی مختلف ارزیابی کنید و ببینید دلیل رشد یا افت عملکرد دانش‌آموزان، متاثر از کدام بخش مدرسه است.
شاید اینطور به نظر برسد، مواردی که در لیست بالا بررسی کردیم، در کشور خودمان قابل پیاده‌سازی نیست و تنها مختص مدارس پیشرفته‌ی خارج کشور است؛ اما اینطور نیست و شما همین حالا نیز می‌توانید تمام این ویژگی‌های جذاب را در مدرسه‌ی خود داشته باشید، تمام مواردی که در این مقاله بررسی کردیم، تنها گوشه‌ای از امکانات نرم افزار مدرسه همکلاسی هستند و شما به سادگی می‌توانید آن‌ها را در مدرسه‌ی خود نیز داشته باشید؛ اگر علاقه‌مندید خودتان از نزدیک با این سیستم‌ها آشنا شوید، همین حالا دموی رایگان همکلاسی را ببینید!