اگر یک مدیر یا مسئول مدرسه هستید، احتمالا با این موضوع موافقید که زمان ثبت‌نام در مدارس، از جمله شلوغ‌ترین روزهای سال تحصیلی برای یک مدرسه است، در این روزها تمام کادر مدرسه از معاون و مدیر گرفته تا برخی از معلم‌ها، درگیر فرایند ثبت‌نام دانش‌آموزان هستند؛ قبلا در مقاله‌ی آشنایی با نرم‌افزار مدیریت فرایند مدارس به این موضوع اشاره کردیم که یکی از مهم‌ترین اجزای یک مدرسه‌ی الکترونیک، سیستم مدیریت ثبت‌نام‌هاست، در این مقاله از همکلاسی، کمی بیشتر با نرم‌افزار ثبت نام الکترونیک در مدرسه‌ها آشنا می‌شویم و مزایای آن را بررسی خواهیم کرد.
همانطور که گفتیم، فرایند ثبت‌نام، یکی از پرمشغله‌ترین روزهای مدارس به حساب می‌آید، بنابراین وجود سیستمی که به مدرسه کمک کند ثبت‌نام‌ها را به شکل خودکار (الکترونیک) انجام دهند، می‌تواند یک قدم مهم در راستای صرفه‌جویی در زمان و هوشمندسازی بهتر مدرسه باشد؛ به کمک یک نرم‌افزار مدیریت ثبت‌نام پیشرفته، شما می‌توانید همه‌ی دانش‌آموزان را بدون نیاز به مراجعه‌ی حضوری ثبت‌نام کرده و اطلاعات مورد نیاز را به شکل الکترونیک از آن‌ها دریافت کنید؛ اما بیایید مزایای یک نرم‌افزار حرفه‌ای ثبت‌نام الکترونیک را با هم بررسی کنیم.
۱. امکان دریافت انواع اطلاعات از دانش‌آموزان
همانطور که در ثبت‌نام‌های حضوری، اطلاعات مختلفی را از دانش‌آموزان دریافت می‌کنید، در یک سیستم الکترونیک نیز این امکان برای شما فراهم است، یک نرم‌افزار ثبت نام الکترونیک خوب، به شما اجازه می‌دهد در چند دقیقه انواع فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی کرده و آن را در اختیار دانش‌آموزان قرار دهید، در این فرم‌ها می‌توانید هر نوع داده‌ای را دریافت کنید، از نام و نام‌خانوادگی گرفته تا مشخصات والدین و حتی تصاویر و مدارک مورد نیاز برای ثبت‌نام، تمام این فرایند به شکل کاملا الکترونیک و بدون نیاز به مراجعه‌ی حضوری انجام می‌شود.
۲. قابلیت دریافت شهریه‌های ثبت‌نام به شکل خودکار
یکی از مزایای دیگری که با استفاده از سیستم‌های ثبت‌نام الکترونیک به آن دسترسی خواهید داشت، قابلیت دریافت شهریه‌هاست، فرقی نمی‌کند چه نوع مدرسه‌ای داشته باشید، غیر انتقاعی، تیزهوشان یا نمونه دولتی، در هر صورت می‌توانید شهریه‌ی مدرسه را نیز به شکل کاملا الکترونیک دریافت کنید.
این قابلیت نه‌تنها یک مزیت مهم برای مدرسه‌ی شما به حساب می‌آید، بلکه یک نقطه‌ی مثبت برای خانواده‌ها نیز هست، این روزها با گسترش زندگی شهری، پدر و مادرها شاغل‌اند و نمی‌توانند مثل قبل برای انجام کارهای بانکی یا اداری وقت صرف کنند، بنابراین اگر امکانی را برای آن‌ها فراهم کنید که بتوانند تمام فرایندها را به شکل خودکار و بدون نیاز به مراجعه‌ی حضوری انجام دهند، قطعا کمک بزرگی به صرفه‌جویی در زمان آن‌ها کرده اید.
۳. ایجاد روندهای خودکار برای ثبت‌نام
با استفاده از سیستم‌های ثبت‌نام الکترونیک، شما می‌توانید یک روند خودکار را برای ثبت‌نام دانش‌آموزان در نظر بگیرید، به عنوان مثال هنگامی که اطلاعات تکمیل شد، دانشآموز در لیست ثبت‌نامی‌ها قرار بگیرد و پس از پرداخت آنلاین شهریه، در لیست قطعی ثبت‌نام درج شود؛ با استفاده از این قابلیت شما می‌توانید انواع حالات مختلف گردش کار خودکار را برای مدرسه‌ی خود طراحی و پیاده‌سازی کنید.
۴. اطلاع‌رسانی‌های خودکار از روند ثبت‌نام
در یک ثبت‌نام حضوری، شما می‌توانید تکمیل و صحت ثبت‌نام دانش‌آموزان را به سادگی به والدین اطلاع دهید و حس اطمینان از ثبت‌نام صحیح فرزندشان را به آن‌ها منتقل کنید؛ در ثبت نام الکترونیکی مدرسه نیز می‌توان این شرایط را با استفاده از سیستم‌های اطلاع‌رسانی خودکار برای والدین ایجاد کرد، بدین ترتیب هنگامی که ثبت‌نام یک دانشآموز با موفقیت انجام شود، پیامکی مبتنی بر ثبت‌نام موفق برای آن‌ها ارسال می‌شود، در حقیقت با انجام این مرحله از صفر تا صد فرایند ثبت‌نام به شکل کاملا خودکار انجام می‌شود.
۵. امکان تقسیط شهریه‌های پرداختی
از جمله موارد دیگری که با استفاده از سامانه‌ی ثبت‌نام الکترونیک مدارس به آن دسترسی خواهید داشت، قابلیت دریافت قسطی شهریه‌هاست، با استفاده از این ویژگی، والدین می‌توانند در حین ثبت‌نام، تعداد و نوع اقساط شهریه را مشخص کرده و زمان‌بندی‌های پرداخت شهریه به صورت خودکار در سیستم درج خواهد شد، پس از آن در موعد مقرر پرداخت‌ها، از طریق پیامک یا نوتیفیکیشن سیستم، اطلاع‌رسانی پرداخت شهریه به والدین انجام می‌شود و امکان پرداخت آنلاین یا آفلاین هزینه‌ها وجود دارد.
۶. صدور و چاپ کارت‌های ورود به جلسه
در کنا تمام موارد بالا، یکی از بخش‌های مهم در یک مدرسه، به خصوص در زمان برگزاری آزمون‌ها، چاپ کارت‌های ورود به جلسه برای دانش‌آموزان است، در یک سیستم ثبت‌نام معمولی، شما باید تمام اطلاعات دانش‌آموزان را به شکل دستی وارد سیستم می‌کردید تا کارت‌های ورود به جلسه آماده پرینت شوند، اما با وجود سامانه‌های ثبت‌نام الکترونیک تمام این فرایند به شکل کاملا خودکار انجام می‌شود و با ثبت‌نام دانش‌آموزان در سیستم، شما می‌توانید در هر زمانی که مایل باشید، کارت‌های ورود به جلسه را دریافت کرده و آن‌ها را برای دانش‌آموزان چاپ کنید.
۷. قابلیت طراحی فرم‌های چند مرحله‌ای
همانطور که می‌دانید در فرایند ثبت‌نام، اطلاعات متعددی از دانش‌آموزان دریافت می‌شود، از اطلاعات شخصی دانشآموز گرفته تا سوابق تحصیلی و مشخصات والدین؛ با استفاده از یک سیستم ثبت‌نام الکترونیک خوب، شما می‌توانید این اطلاعات را به شکل مرحله‌به‌مرحله از والدین یا دانش‌آموزان دریافت کنید، این‌کار باعث می‌شود افراد با دقت و حوصله‌ی بیشتری فرم‌های ثبت‌نام مدرسه‌تان را تکمیل کنند.
به عنوان مثال در مرحله‌ی اول اطلاعات مربوط به دانشآموز را بگیرید، در مرحله‌ی دوم اطلاعات مربوط به والدین، در مرحله‌ی سوم سوابق و مدارک تحصیلی و به همین ترتیب هر بخش از اطلاعات را در مرحله‌ای جداگانه دریافت کنید.
۸. تعیین زمان مصاحبه‌ی حضوری
شاید تمایل داشته باشید در مدرسه‌ی خود قبل از ثبت‌نام هر دانشآموز، مصاحبه‌ای کوتاه با او یا والدینش داشته باشید، به کمک این سیستم، می‌توانید یک فرم پیش‌ثبت‌نام طراحی کنید و اطلاعات پایه‌ی دانش‌آموزان را دریافت کنید، سپس زمانی را برای مصاحبه‌ی حضوری با دانش‌آموزان تخصیص دهید، تا در موعد مقرر به مدرسه مراجعه کنند و بخشی از ثبت‌نام به‌شکل حضوری انجام شود، در حقیقت با استفاده از این قابلیت شما محدود به ثبت‌نام اینترنتی نیستید و بنابر تشخیص خود می‌توانید بخشی از فرایند ثبت‌نام را به شکل آنلاین و بخشی را نیز به شکل آفلاین یا حضوری انجام دهید.
در کل با استفاده از یک سیستم ثبت‌نام الکترونیک برای مدرسه‌ی خود می‌توانید صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان کارکنان یا والدین داشته باشید، این‌کار علاوه‌بر اینکه در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند، دقت فرایند ثبت‌نام را نیز افزایش خواهد داد، چراکه احتیاجی به ورود چندباره‌ی اطلاعات نیست؛ اگر شما هم یک مدیر یا مسئول مدرسه هستید و به‌دنبال روشی بهینه برای ثبت‌نام دانش‌آموزان‌تان می‌گردید، همین حالا ویژگی‌های نرم‌افزار ثبت‌نام الکترونیک همکلاسی را ببینید.