در یک مدرسه هوشمند، استفاده از روشی الکترونیک و نوین جهت کنترل تردد نه تنها امری دور از تصور نیست بلکه نشاندهنده مدیریت بی نقص و کامل است. چرا که با کنترل الکترونیکی این موارد می‌توان نسبت به مدیریت حضور و غیاب، با ریزبینی بیشتری عمل کرد.
برای پرسنل مدرسه، مدت زمان دقیق حضور، برای محاسبه دستمزد، بسیار حائز اهمیت است. بدون وجود چنین سیستمی، محاسبه این زمان و اضافه کاری‌ها، امری زمان‌بر خواهد بود. حتی احتمال اینکه مواردی از قلم بیفتد و یا اشتباهی به خاطر دستی بودن این عملیات، صورت بگیرد نیز بالاست.
کنترل تردد هوشمند، برای بررسی حضور و غیاب دانش‌آموزان نیز کمک شایانی خواهد بود. هر یک از آن ها بدو ورود خود به مدرسه با استفاده از کارت و یا اثر انگشت، ورود خود را ثبت می کند. معاون فناوری از این سیستم جهت پیگیری اسامی افراد غایب استفاده می‌کند و درنهایت پیگیری این موضوع از طریق اطلاع‌رسانی به اولیا را تسهیل می‌بخشد؛ با توجه به دو مورد فوق باید گروه‌های تردد مجزا نیز در نظر گرفته شود.
این نرم‌افزار در صورتی که به صورت همزمان با یک سیستم مدیریت آنلاین مدارس در ارتباط باشد، به طبع امکانات و مزایای شگفت‌انگیز بیشتری را در اختیار کاربران می‌گذارد و می‌توان به‌صورت گسترده‌تر نیز از آن استفاده کرد. به عنوان نمونه، در اینجا به امکان تهیه گزارش از اطلاعات ثبت شده در نرم‌افزار اشاره می‌کنیم. گزارشی بر اساس مجموع تاخیرهای یک دانش‌آموز، لیست تاخیرهای یک کلاس و یا گزارش خلاصه کارکرد روزانه معلمین و موارد مشابه دیگر، که محتوای آن در ارزیابی نظم و انضباط افراد هم به شما کمک خواهد کرد.
از مزایای دیگر تبادل اطلاعات بین دستگاه حضور و غیاب و سامانه مدیریت مدرسه، ثبت غیبت‌ها و یا تاخیرها به عنوان موارد انضباطی در نمرات دانش‌آموز است. این موارد انضباطی در پایان سال تحصیلی و هنگام صدور کارنامه کاربردی خوهد بود.
تصور کنید در این مجموعه یکپارچه، سیستم اطلاع‌رسانی از طریق پیام کوتاه یا اعلان نیز وجود داشته باشد. دراین‌حالت، با هر غیبت و تاخیر، پیامکی برای اولیا دانش‌آموز ارسال خواهد شد. امکان دریافت نوتیفیکیشن آن، در صورت دارا بودن اپلیکیشن موبایل هم یک ویژگی منحصربه‌فرد و جذاب دیگر خواهد بود.
اگر یک کاربر فراموش کند ورود خود را ثبت نماید، مناسب‌ترین ایده کاربردی در این مواقع چیست؟ یا مثلا ممکن است دستگاه شما به‌وسیله یک کارت هوشمند ثبت ها را انجام دهد. زمانی‌که فرد کارت خود را به همراه نداشته باشد، باید بتوانید ورود او را به صورت دستی در سیستم ثبت نمایید.
گاهی ممکن است به بیش از یک دستگاه کنترل تردد نیاز باشد. پس بایست اطلاعات همه آن‌ها باهم هماهنگ و همگام باشد.
مواقعی وجود دارد که تعدادی از دانش‌آموزان جهت شرکت در یک مسابقه، اردو و… در مدرسه حاضر نمی‌شوند. پس اطلاعیه‌ای مبنی بر غیبت نباید برای اولیا ارسال شود. امکانی می‌تواند وجود داشته باشد تا قواعدی را برای این مواقع خاص درنظر بگیرد.
تمامی این موارد از خصوصیات یک نرم‌افزار حضور و غیاب ایده‌آل برای یک مدرسه است و یک سیستم یکپارچه مدیریت مدارس، بایست کنترل و مدیریت تمامی این اطلاعات را به بهترین نحو انجام دهد.
در ادامه خلاصه ویژگی‌های یک نرم‌افزار حضور و غیاب مطلوب را باهم مرور می‌کنیم:
امکان تعریف گروه‌های تردد مجزا:
یک مدرسه متشکل از نقش‌های مدیر، معلمین، کادر اداری، دانش‌آموزان و…، است که هریک از آن‌ها بایست تحت عنوان گروه‌های مجزا در دستگاه حضور و غیاب تعریف شوند. بدین ترتیب فرآیندهای پس از ثبت ورود، بر اساس این گروه‌بندی‌ها مشخص می‌شود. یعنی به‌طور مثال با ثبت ورود یک معلم، ساعت کاری او آغاز و جهت محاسبه دستمزد درنظر گرفته می‌شود، ولی ثبت ورود یک دانش‌آموز به معنای حضور او در مدرسه تلقی خواهد شد.
ثبت تردد به صورت دستی:
درمواردی که ممکن است به هر دلیلی امکان ثبت اتوماتیک از سمت دستگاه وجود نداشته باشد، مانند قطعی برق، فراموشی کارت ورود، فراموشی ثبت ورود و خروج و… . در این حالت بایست امکان افزودن آن به صورت دستی فراهم شود.
مدیریت چندین دستگاه حضور و غیاب به‌صورت همزمان:
یک نرم‌افزار کنترل تردد، قابلیت مدیریت چند دستگاه و پیوند اطلاعات آن‌ها را دارا خود بود. یکپارچگی داده‌ها هنگام وجود چندین دستگاه یکی از موارد ابتدایی و مهم این مقوله محسوب می‌شود.
امکان اعمال قواعد موجه برای غیبت:
همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد، درمواقعی به دلایل موجه، کاربران جهت ثبت ورود خود در مدرسه حضور ندارند، نرم افزار باید به‌صورت اتوماتیک، برای این افراد، غیبت موجه و علت آن را در سامانه ثبت نماید. در صورت اتصال این نرم‌افزار به سامانه پیام کوتاه نیز باید امکان درج محتوای پیامکی مجزا برای هرحالت فراهم شود.
امکان دریافت گزارش:
از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزایای یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب، امکان دریافت گزارش از اطلاعات ذخیره شده در آن خواهدبود. تنوع این گزارشات با استفاده از بازی با داده‌ها، می‌تواند یک قابلیت شگفت‌انگیز باشد که نیازمند خلاقیت ارائه‌دهنده این خدمات به مدارس است.
اطلاع‌رسانی خودکار غیبت از طریق پیامک و نوتیفیکیشن:
در شرایطی ایده‌آل که نرم‌افزار کنترل تردد مدرسه شما، از زیرمجموعه‌های یک سامانه مدیریت هوشمند مدارس باشد، اتصال آن با سیستم پیام کوتاه و حتی اپلیکیشن، دور از انتظار نیست. با پیوند این بخش‌ها فرآیند اطلاع‌رسانی غیبت به اولیا، یک روند سریع و سیستمی را طی می‌کند که در نتیجه آن، یکی دیگر از دغدغه‌های کادر اداری و در واقع یکی از وظایف آن‌ها را کم می‌کند.
در حقیقت رسالت اصلی الکترونیکی شدن تمامی این روال‌ها، کاستن بار کاری پرسنل، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌هاست. پس یک سیستم مطلوب برای تسهیل تمامی جوانب هر روند، راه حلی را در نظر گرفته است. تیم همکلاسی نیز با تمام تلاش خود و بهره‌گیری از نیروهای خلاق و جوان، سعی در ایجاد فضایی امن و مطمئن برای کاربران داشته و نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب کامل و جامعی را از هر لحاظ در اختیار مخاطبان خود قرار می‌دهد. همین الان جهت مشاهده دموی رایگان اقدام کنید.