سرمایه‌های انسانی، همواره جزو با ارزش‌ترین منابع هر سازمانی محسوب می‌شوند، مدارس نیز به عنوان یک نهاد اجتماعی، با به‌کارگیری راهکارهای نوین در مدیریت منابع انسانی خود، علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه، می‌توانند به شکلی دقیق‌تر و کارآمدتر، نیروهای انسانی‌شان را مدیریت کنند؛ همانطور که در مقاله‌ی آشنایی با یک سامانه مدیریت مدرسه خوب، اشاره کردیم، سیستم مدیریت منابع انسانی، یکی از بخش‌های مهم یک نرم افزار مدرسه به حساب می‌آید.
در این مقاله از همکلاسی، قصد داریم کمی بیشتر با یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی آشنا شده و ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار خوب را برای مدارس بررسی کنیم؛ قطعا اولین موضوعی که باید مورد توجه قرار دهیم، انطباق کامل نرم‌افزار با نیاز مدارس و همچنین دستورالعمل‌های آموزش و پرورش است؛ اما یک سیستم جامع و حرفه‌ای، از بخش‌های مختلفی تشکیل شده که شامل موارد زیر هستند.
سیستم مدیریت منابع انسانی مدرسه
مهم‌ترین ویژگی که باید در مورد یک نرم افزار منابع انسانی بدانید، رابط کاربری ساده و امکان ورود اطلاعات با جزئیات کامل در آن است؛ همچنین لازم است بخشی در نرم‌افزار تعبیه شود که افراد با سطح دسترسی‌های مختلف در سیستم تعریف شده و با توجه به نقشی که دارند، به اجزای مختلف نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
به عنوان مثال یک معلم بتواند ساعات کاری یا کلاس‌های خود را دیده و آن‌ها بررسی کند، دانش‌آموزان با توجه به مقطع و کلاس‌هایی که دارند، دروس‌شان را ببینند و والدین نیز بتوانند روی موارد مربوط به خود نظارت و مدیریت داشته باشند؛ فراهم‌سازی تمام این امکانات توسط یک نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی برای شما انجام می‌شود.
ورود اطلاعات کاربران، تعیین سطح دسترسی‌ها، اطلاعات پرسنلی کاربران و… از جمله مواردی هستند که به کمک چنین نرم افزاری، می‌توانید آن‌ها را به سادگی در سیستم وارد کنید؛ از سوی دیگر یک نرم افزار حرفه‌ای، این امکان را به شما می‌دهد که اطلاعات خود را به کمک یک فایل اکسل نیز وارد کنید؛ بدین ترتیب تنها با یکبار ورود اطلاعات در سیستم می‌توانید همه‌جا به آن‌ها دسترسی داشته باشید، اگر دوست دارید بیشتر در این خصوص بدانید، مطالعه‌ی مقاله‌ی آشنایی با سیستم منابع انسانی مدارس را به شما توصیه می‌کنیم.
سیستم مدیریت حضور و غیاب
کنترل تردد و حضور و غیاب، از جمله بخش‌هاییست که چه برای کارکنان مدرسه و چه برای دانش‌آموزان، مهم هستند؛ بنابراین یک نرم افزار منابع انسانی مدرسه، باید بخشی را برای کنترل حضور و غیاب افراد نیز داشته باشد.
به خصوص این موضوع برا کنترل تردد دانش‌آموزان بسیار حائز اهمیت است، یک سیستم مدیریت حضور و غیاب خوب، باید این امکان را به شما بدهد که به سادگی بتوانید زمان ورود و خروج دانش‌آموزان را ثبت کرده و در صورت نیاز آن را به اطلاع والدین‌شان نیز برسانید.
سیستم‌های کنترل حضور و غیاب، نمونه‌های مختلفی دارند، به عنوان مثال سامانه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری که در مقاله‌ی آشنایی با نرم افزار حضور و غیاب مدرسه می‌توانید بیشتر با مزایا و معایب آن‌ها آشنا شوید.
این سامانه‌ها علاوه‌بر اینکه امکان ثبت تردد افراد را برای شما فراهم می‌کنند، باید قابلیتی نیز برای اطلاع‌رسانی پیامکی داشته باشند، فرض کنید قصد دارید عدم حضور یک دانش‌آموز را به والدینش اطلاع دهید؛ بنابراین نرم‌افزاری که برای حضور و غیاب مدرسه استفاده می‌کنید، باید این امکان را در اختیار شما قرار دهد و اطلاع‌رسانی‌ها به شکل خودکار انجام شود (مثلا اگر دانش‌آموزی در بازه‌ی زمانی مشخص شده، حضور خود را ثبت نکرد، سیستم به شکل خودکار یک پیامک برای والدین او ارسال کند)
سیستم نظرسنجی الکترونیک مدارس
نظرسنجی از دانش‌آموزان یا والدین، یکی از بخش‌های مهم در مدیریت مدارس محسوب می‌شود که به شما کمک می‌کند، در تصمیم‌گیری‌های خود، نظر سایر اعضای مدرسه را نیز لحاظ کنید؛ نظرسنجی‌هایی در مورد برگزاری کلاس‌های مختلف، اردوهای مدرسه، زمان برگزاری رویدادها و… از جمله مواردی هستند که می‌توانید نظر سایر افراد مدرسه را نیز در مورد آن‌ها بپرسید.
یک نرم افزار خوب، این امکان را به شما می‌دهد که هر نوع قالب سوالی را برای نظرسنجی خود در نظر بگیرید و پس از ارسال نیز، نتایج نظرسنجی را در قالب گزارشات متنوع بررسی و تحلیل کنید، اگر علاقه‌مندید اطلاعات بیشتری در این خصوص کسب کنید، توصیه می‌کنیم مقاله‌ی آشنایی با نرم افزار نظرسنجی مدارس را مطالعه کنید.
سامانه‌ی ارزیابی عملکرد کارکنان مدرسه
یکی از بخش‌های دیگری که در یک نرم افزار منابع انسانی مدرسه وجود دارد، سیستمی برای ارزیابی عملکرد کارکنان است؛ فرض کنید قصد دارید بررسی کنید که هر یک از آموزگاران مدرسه‌تان در طول یک نیم‌سال تحصیلی چه تعداد کلاس برگزار کرده‌اند یا میانگین نمره‌ی دانش‌آموزان آن‌ها چه عددی بوده است؟ در یک سیستم سنتی برای اینکه به چنین آماری دسترسی داشته باشید، لازم است تمام نمرات را از معلمین دریافت کرده و آن‌ها را به شکل دستی بررسی کنید.
اما در صورت استفاده از یک نرم افزار مدرسه هوشمند، بدون نیاز به هیچ‌کار اضافه‌ای، می‌توانید به شکل کامل به تمام اطلاعات کلاس‌ها و عملکرد معلمین دسترسی داشته و آن‌ها را با هم مقایسه کنید؛ در صورتی‌که از یک سامانه مدرسه یکپارچه استفاده کرده باشید، نه‌تنها به وضعیت عملکرد کارکنان دسترسی خواهید داشت، بلکه می‌توانید وضعیت دانش‌آموزان یا والدین را نیز بررسی کرده و آن‌ها را با هم مقایسه کنید، اگر دوست دارید بیشتر با این سیستم آشنا شوید، همین حالا مقاله‌ی آشنایی با نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان مدارس را مطالعه کنید.
نرم افزار منابع انسانی یکپارچه چیست؟
در بخش قبل، به این موضوع اشاره کردیم که یک نرم افزار یکپارچه کمک می‌کند به تمام اطلاعات سیستم، به شکل یکجا دسترسی داشته باشید؛ همانطور که در این مقاله متوجه شدید، یک سیستم مدیریت منابع انسانی خوب از ۴ بخش زیر تشکیل شده:
- مدیریت افراد و منابع انسانی
- مدیریت حضور و غیاب افراد
- نظرسنجی الکترونیک مدرسه
- سیستم ارزیابی عملکرد افراد
اگر از یک سیستم یکپارچه استفاده کنید، احتیاجی نیست که برای هر بخش از نرم‌افزارتان اطلاعات کاربران را به شکل مجزا وارد کنید، تنها یکبار ورود اطلاعات کافیست تا در سایر بخش‌های سیستم نیز به آن‌ها دسترسی داشته باشید؛ بدین ترتیب صرفه‌جویی قابل توجهی در وقت و انرژی کارکنان خود خواهید کرد.
در این مقاله از همکلاسی با ویژگی‌های کلیدی یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی برای مدارس آشنا شدیم و فهمیدیم که یک نرم‌افزار خوب علاوه‌بر اینکه باید امکان مدیریت بخش‌های مختلف را داشته باشد، لازم است به صورت یکپارچه طراحی شود تا بتوانیم به‌سادگی از آن استفاده کنیم؛ اگر به دنبال یک سیستم مدیریت منابع انسانی برای مدرسه‌تان می‌گردید، نرم‌افزار همکلاسی نیز یک انتخاب ایده‌آل برای شماست، می‌توانید ویژگی‌های این سامانه را در صفحه‌ی نرم افزار منابع انسانی مدارس مشاهده کنید.