یکی از مهم‌ترین مزایای الکترونیکی شدن مدارس، صرفه‌جویی در زمان و انرژی کارکنان است و یکی از زمان‌گیرترین فرایندهای یک مدرسه که در عین حال به تمرکز و دقت زیادی هم نیاز دارد، فرایند صدور کارنامه و ثبت نمرات است، در این مقاله از همکلاسی به بررسی مهم‌ترین مزایای سیستم ثبت نمرات مدرسه برای مدارس و خانواده‌ها می‌پردازیم.
همانطور که گفتیم، یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم ثبت نمرات مدرسه، صرفه‌جویی در زمان آموزگاران است، به کمک چنین سیستمی دیگر لازم نیست که هر معلم وقت زیادی را صرف ورود نمرات دانش‌آموزان خود کند، بلکه به کمک یک نرم‌افزار کامپیوتری، پس از برگزاری آزمون، نمرات به شکل خودکار در کارنامه‌ی الکترونیک ثبت خواهد شد و دانش‌آموزان یا والدین می‌توانند نمره‌ها را ببینند.
ثبت سریع نمرات آزمون یا نمرات کلاسی با سیستم ثبت نمرات مدرسه
شما با استفاده از یک سیستم ثبت نمرات مدرسه، احتیاجی به ورود دستی اطلاعات روی کاغذ ندارید، بلکه به سادگی و در کمتر از چند دقیقه می‌توانید نمرات خود را در سیستم وارد کرده و در سایر بخش‌های مدرسه به آن‌ها دسترسی داشته باشید؛ ضمنا همانطور که در بخش قبل اشاره کردیم، در صورت استفاده از نرم‌افزارهای مدرسه‌ی یکپارچه، نمرات از سایر بخش‌های سیستم نیز به شکل خودکار و بدون نیاز به هیچ‌کار اضافه‌ای در سیستم درج خواهد شد.
افزایش دقت با ثبت الکترونیک نمرات
برخلاف سیستم ثبت نمرات مدرسه سنتی، که آموزگاران از یک دفتر برای درج نمره‌ها استفاده می‌کردند، در سیستم‌های هوشمند امروزی تمام فرایند ثبت نمره، محاسبه‌ی معدل، رتبه‌بندی‌ها و… توسط کامپیوتر انجام می‌شود و بدین ترتیب احتمال بروز خطا در محاسبات به صفر می‌رسد، همچنین امکان تغییر در نمرات ثبت شده به سادگی فراهم است و آموزگاران می‌توانند نمرات را بدون هیچ دردسری ویرایش کنند.
می‌توان گفت با وجود یک سیستم ثبت نمرات مدرسه، آموزگاران احتاجی به دفتر کلاسی یا برگه‌های درج نمره نداشته و تمام این فرایند به شکل کاملا خودکار برای آن‌ها انجام می‌شود، ضمن اینکه برخی از نرم‌افزارهای حرفه‌ای امکان انتقال نمرات از نرم‌افزار دانای آموزش و پرورش را هم دارند و بدین ترتیب کل سیستم به شکل خودکار عمل می‌کند.
قابلیت گزارش‌گیری از وضعیت نمرات
یکی از مزایای دیگری که با استفاده از یک سیستم ثبت نمرات مدرسه به آن دسترسی خواهید داشت، گزارش‌گیری و دریافت نمودارهای حرفه‌ای از نمرات دانش‌آموزان است؛ با استفاده از این ویژگی، برای ثبت نمودارها احتیاجی به استفاده از نرم‌افزارهای جانبی (مثلا اکسل) ندارید و با چند کلیک می‌توانید گزارشات کاملی را از وضعیت دانش‌آموزان یا مدرسه‌ی خود مشاهده کنید.
اطلاع‌رسانی سریع نمرات به خانواده‌ها
به دلیل یکپارچگی سیستم‌های نرم‌افزاری، این امکان در آن‌ها وجود دارد که بلافاصله پس از ثبت و تایید نمرات در سامانه، والدین و دانش‌آموزان نیز آن‌ها را در پنل‌های کاربری خود دیده و به سادگی از نمرات‌شان مطلع شوند، بدین ترتیت والدین بدون نیاز به مراجعه‌ی حضوری می‌توانند خیلی ساده از وضعیت تحصیلی فرزندان خود مطلع شوند.
علاوه‌بر این ویژگی، یکی از موارد دیگری که می‌تواند یک مزیت بسیار عالی هم برای خانواده‌ها و هم برای مدارس به‌حساب آید، امکان اطلاع‌رسانی پیامکی نمرات به آن‌هاست، با استفاده از این قابلیت شما می‌توانید بلافاصله پس از ثبت نمره‌ها به دلخواه خود، اطلاعیه‌ی آن را از طریق پیامک برای والدین ارسال کنید.
نظارت موثر مدیر روی نمرات ثبت شده
یکی از فعالیت‌هایی که معمولا توسط مدیران مدارس انجام می‌شود، نظارت و بررسی دوره‌ای نمرات و عملکرد کادر آموزش است، در روش‌های سنتی ثبت نمره، با فرایندهایی مثل صدور کارنامه‌های ماهیانه یا امتحانات مستمر، مدیر می‌توانست از وضعیت تحصیلی دانش‌آموزان آگاه شود، اما به کمک یک سیستم نرم‌افزاری احتیاجی به صدور کارنامه‌های کاغذی مجزا نیست و مدیر یک مدرسه یا مجتمع آموزشی، در هر ساعتی از شبانه‌روز می‌تواند به نمرات مدرسه دسترسی داشته و گزارشات مختلفی را از آن‌ها ببیند.
همچنین یکی از مزیت‌های به‌کارگیری سیستم‌های الکترونیک، امکان محاسبه و درج خودکار معدل و رتبه‌ی دانش‌آموزان در کارنامه‌هاست، بدین ترتیب احتیاجی به محاسبه‌ی دستی رتبه‌ی دانش‌آموز توسط کادر مدرسه نیست و این فرایند به شکل خودکار انجام شده و علاوه‌بر اینکه در کارنامه درج می‌شود به اطلاع خانواده‌ها نیز خواهد رسید.
صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی مدرسه
صدور کارنامه‌های کاغذی علاوه‌بر اینکه زمان و انرژی زیادی از کادر آموزش صرف می‌کند، هزینه‌های مالی زیادی نیز به مدرسه تحمیل خواهد کرد، از تهیه‌ی کاغذ گرفته تا چاپ تعداد زیادی کارنامه؛ حال اگر یک مدرسه بخواهد این فرایند را به شکل ماهیانه انجام دهد، در طول سال تحصیلی به عدد سرسام‌آوری خواهیم رسید که همه‌ی مدارس به راحتی می‌توانند در هزینه‌ی اضافه صرفه‌جویی کنند.
در صورتی که یک مدرسه از سیستم‌های الکترونیک ثبت نمره برای این فرایند استفاده کند دیگر احتیاجی به تهیه‌ی کاغذ یا پرینت این تعداد کارنامه نیست و فرایند ثبت و اطلاع‌رسانی نمرات به شکل کامل با استفاده از کامپیوتر یا موبایل انجام می‌شود، این موضوع یک عامل مهم در صرفه‌جویی هزینه‌های پنهان مدرسه است.
امکان استفاده روی موبایل یا کامپیوتر
یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌هایی که با استفاده از نرم‌افزارهای الکترونیکی ثبت نمره به آن دسترسی خواهید داشت، قابلیت ثبت و ویرایش نمرات تنها با استفاده از یک موبایل است، چرا که آموزگاران احتیاجی به درج دستی نمرات روی دفتر یا کاغذ ندارند و بدین ترتیب می‌توانند در هرجا یا هر ساعتی از شبانه‌روز در کمتر از چند دقیقه با استفاده از تلفن همراه خود نیز نمرات را در سیستم وارد کنند!
همانطور که تا اینجا متوجه شدید، مهم‌ترین مزیت به‌کارگیری سیستم‌های الکترونیک برای ثبت نمره، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها و همچنین سادگی کار با سیستم است، اگر یک مدیر یا آموزگار هستید و به دنبال روشی هوشمندانه برای مدیریت نمرات و کارنامه در مدرسه‌ی خود می‌گردید، نرم‌افزار کارنامه و ثبت نمرات همکلاسی نیز یک انتخاب ایده‌آل برای شماست.