احتمالا تا به حال کلمه‌ی نرم‌افزار مدرسه را شنیده‌اید؛ می‌دانید در پشت پرده‌ی چنین سیستمی چه حجمی از اطلاعات قرار گرفته؟ پایه و اساس بک نرم‌افزار مدرسه، سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) است که یکی از جذاب‌ترین شاخه‌های فناوری اطلاعات محسوب می‌شود؛ در این مقاله از همکلاسی، قصد داریم کمی بیشتر با سیستم‌های اطلاعاتی آشنا شویم و ببینیم استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس هوشمند چگونه انجام می‌شود؛ قبلا در مقاله‌ی آشنایی با ویژگی‌های نرم افزار مدارس، توضیح دادیم که یک نرم‌افزار مدرسه‌ی خوب چه امکاناتی دارد، که توصیه می‌کنیم، قبل از هر چیز آن را مطالعه کنید.
استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس و سامانه‌های اطلاعاتی
سیستم اطلاعات مدیریت یا Management Information System در حقیقت مجموعه‌ای از اطلاعات با مفهوم است که از طریق یک داشبورد در اختیار فرد یا افرادی قرار می‌گیرد و به آن‌ها کمک می‌کند تصمیم‌گیری‌های بهتری در خصوص مجموعه‌ی تحت مدیریت خود داشته باشند؛ حال اگر به مدرسه مانند یک کسب‌و‌کار نگاه کنید، می‌دانید که دسترسی به اطلاعات تا چه اندازه می‌تواند مفید و ارزشمند باشد، مدیرها نیز با استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس می‌توانند وضعیت دقیق مدرسه را تحلیل کنند و برای بهبود عملکرد آن تصمیم‌گیری کنند، در ادامه بیشتر استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس هوشمند را بررسی می‌کنیم و با نقش هر بخش از یک MIS در مدرسه آشنا می‌شویم.
فرایند ثبت و نگهداری داده‌ها
اولین قدم برای استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس و اینکه بتوانید مدرسه خود را مبتنی بر داده و اطلاعات مدیریت کنید، این است که ورودی‌های درستی به سیستم بدهید؛ در یک مدرسه‌ی هوشمند، اطلاعات کامل دانشآموزان به شکل الکترونیک ذخیره و نگهداری می‌شود؛ بر خلاف یک مدرسه‌ی معمولی که اطلاعات به شکل سنتی و روی کاغذ ذخیره میشد، در یک مدرسه الکترونیک، کل اطلاعات در یک نرم‌افزار کامپیوتری ثبت می‌شوند، اطلاعات فردی، تحصیلی، مدارک و سوابق پزشکی، دستاوردها و… همه‌و‌همه در پرونده‌ی الکترونیک (پروفایل) دانش‌آموز نگهداری می‌شوند، در حقیقت این پروفایل نقش همان پرونده‌ی کاغذی دانشآموزان در مدارس را دارد؛ با این تفاوت که به مرور زمان آسیب نمی‌بیند و جستجو در اطلاعات آن بسیار ساده است؛ اگر علاقه‌مندید بیشتر با این سیستم آشنا شوید، می‌توانید سیستم مدیریت اطلاعات پایه را در همکلاسی ببینید!
به لطف سرعت بالای کامپیوترها، شما می‌توانید در کسری از ثانیه، اطلاعات تعداد زیادی از دانشآموزان را پردازش کنید و یک نوع استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس هوشمند به حساب می‌آید، به عنوان یک مدرسه می‌توانید با توجه به نیاز خود، فیلترهای مختلفی روی اطلاعات قرار دهید (مثلا لیست دانش‌آموزانی که معدل‌شان بالای ۱۸ است را ببینید) این تازه یکی از ویژگی‌های سیستم اطلاعات مدیریت است! ویژگی‌های جذاب‌تری نیز در این سیستم وجود دارد که در ادامه بیشتر با آن‌ها آشنا می‌شویم.
پردازش داده‌ها و اطلاعات
امروزه به لطف وجود سیستم‌های کامپیوتری، مجبور نیستیم حجم زیادی از اطلاعات را به شکل دستی بررسی و مرتب کنیم، چرا که یک نرم‌افزار کامپیوتری این‌کار را با دقت و سرعت بسیار بیشتری برای ما انجام می‌دهد، هرچند هنوز هم در مدارس عادی، فرایند مدیریت و پردازش اطلاعات به شکل دستی انجام می‌شود؛ مثلا هنگام برگزاری آزمون‌ها، پس از اینکه نمرات اعلام شدند، معاون یا یکی از اعضای مدرسه، نمرات را لیست می‌کنند و سپس آن‌ها را مرتب می‌کنند تا نفرات برتر کلاس مشخص شوند و احتمالا این مشکل می‌توانید دلیل خوبی برای استفاده از فناوری اطلاعات در مدارس، باشد!
پس از آن اگر مدیر مدرسه بخواهد وضعیت چند دانش‌آموز را بررسی کند یا کلاس‌های مختلف را با هم مقایسه کنید، باز هم فرد دیگری باید نمودارهای مورد نیاز را رسم کند، تازه اگر همه‌چیز با دقت انجام شود و هیچ داده‌ای اشتباه محاسبه نشده باشد، با صرف وقت بسیار زیاد می‌توانیم به نمودارهای نمرات بچه‌ها دسترسی داشته باشیم.
اما فرض کنید همین فرایند را به کمک یک نرم‌افزار کامپیوتری انجام دهیم، در چنین حالتی بلافاصله بعد از اینکه نمرات مشخص شد، سیستم در چند ثانیه تمام محاسبات را به شکل خودکار انجام می‌دهد و حتی انواع نمودارهای گرافیکی را برای مسئولین مدرسه رسم خواهد کرد، فرایندی که شاید چندین روز زمان از معاون و مدیر مدرسه صرف می‌کرد، به کمک یک کامپیوتر در چند ثانیه انجام می‌شود و مدیر می‌تواند با بررسی اطلاعات، تصمیم‌گیری‌های مناسب‌تری برای مدرسه بگیرد.
تحلیل و بررسی اطلاعات
در نهایت پس از اینکه داده‌ها پردازش شدند، مدیر یا معاون وظیفه دارند با بررسی و تحلیل اطلاعات، در خصوص عملکرد مدرسه تصمیم‌گیری کنند؛ اما این تصمیم‌گیری نمی‌تواند صرفا با نگاه کردن به اعداد انجام شود، لازم است که اطلاعات پردازش شده، در قالب نمودارهای گرافیکی و متناسب با داده‌ها به مدیر نمایش داده شوند تا بتواند به سادگی وضعیت مدرسه را بررسی کند، عملکرد دانشآموزان را بسنجد، کلاس‌های مختلف را با هم مقایسه کنید و در خصوص عملکرد معلم‌ها آگاهی داشته باشد؛ اگر یک کلاس در یک درس خاص میانگین نمره‌ی پایینی دارد، شاید مشکلی در نحوه‌ی تدریس یا زمان برگزاری کلاس‌ها وجود داشته باشد که اطلاع از تمام این‌ها به لطف یک سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) امکان‌پذیر خواهد بود.
آشنایی با هرم دانش (DIKW) و اهمیت استفاده از اطلاعات در مدرسه
هرم دانش که آن را با نام‌های مختلفی از جمله DIKW می‌شناسند، از ۴ مفهوم اساسی داده، اطلاعات، دانش و خرد تشکیل شده که هر کدام نقش مهمی در سیستم‌های اطلاعاتی ایفا می‌کنند، در ادامه نقش هر کدام را در یک مدرسه هوشمند بررسی می‌کنیم.
داده (Data)
داده‌ها مجموعه‌ای از حقایق تقریبا خام و بدون معنا هستند که در کنار هم قرار می‌گیرند و معمولا ساختار مشخصی ندارند، در یک مدرسه‌ی هوشمند، داده‌ها توسط فرد یا افرادی در سیستم درج می‌شود، البته امکان ثبت خودکار آن‌ها نیز در برخی شرایط وجود دارد (مثلا ثبت خودکار نمرات یک آزمون تستی) اما این داده‌ها به خودی خود، بی‌معنا هستند و نمی‌توان نتیجه‌گیری معناداری از آن‌ها کرد.
اطلاعات (Information)
هنگامی که داده‌ها پردازش شدند و داده‌های اشتباه یا نامتناسب از سیستم حذف شد، به مجموعه‌ای از اطلاعات دسترسی داریم، مثلا اینکه کمترین و بیشترین نمره مربوط به کدام درس یا کلاس بوده، چند درصد از دانشآموزان نمرات بالای ۱۹ گرفته‌اند یا کدام‌یک از معلم‌ها عملکرد بهتری داشته‌اند؛ اطلاعات، ارزش بیشتری نسبت به داده‌ها دارند، اما هنوز هم ۲ مرحله‌ی دیگر باقی مانده تا به آگاهی از اطلاعات برسیم.
دانش (Knowledge)
از کنار هم قرار دادن اطلاعات می‌توانیم به دانش برسیم، به عنوان مثال مقایسه‌ی دو یا چند دانش‌آموز و بررسی وضعیت دو کلاس در کنار هم، می‌تواند این دانش را به شما بدهد که آیا عملکرد معلمین به شکلی که انتظار داشتید، هست یا خیر؟ آیا زمان برگزاری کلاس‌ها در نمرات دانشآموزان تاثیرگذار است؟ معمولا باید از دانش در راستای رسیدن به اهداف مدرسه استفاده کنید، مثلا اگر هدف شما این است که در سال آینده تعداد قبولی‌های یک کلاس را به ۱۰۰ درصد برسانید، باید با بررسی و تحلیل دانشی که جمع‌آوری کرده‌اید، این کار را امکان‌پذیر کنید.
آگاهی و خرد (Wisdom)
یک مدیر باتجربه، با بررسی دانشی که در مرحله‌ی قبل به‌دست آورده، می‌تواند در خصوص روند مدرسه تصمیم‌گیری کرده و بهترین راه‌حل‌ها را انتخاب کند، اما رسیدن به این آگاهی، به لطف یک نرم افزار مدرسه‌ی خوب امکان‌پذیر است، همانطور که در بخش قبل توضیح دادیم، این نرم‌افزار وظیفه دارد داده‌ها را ذخیره کرده و آن‌ها را پردازش کند و در نهایت نیز اطلاعات را در قالب نمودارهای گرافیکی در اختیار مدیر یا کادر مدرسه قرار دهد، اگر علاقه‌مندید بیشتر با نمودارهای مدیریتی مدرسه آشنا شوید، احتمالا سرویس گزارشات نموداری مدرسه، برای شما جالب باشد.
آیا شما هم مدرسه‌ی خود را با تکیه بر اطلاعات مدیریت می‌کنید؟ به نظر شما استفاده‌ی درست از داده و اطلاعات چقدر در پیشرفت یک مدرسه موثر است؟ دیدگاه‌ها و تجربیات ارزشمند خود را با ما و کاربران همکلاسی به اشتراک بگذارید.