مدرسه آنلاین چیزی است که امروزه در تمام دنیا مورد توجه قرار گرفته و گامی برای هوشمندسازی مدارس به حساب می‌آید، اما اگر بخواهیم یک مدرسه با فرایندهای الکترونیکی داشته باشیم، اولین گام برای دستیابی به این هدف، به‌کارگیری یک نرم‌افزار مناسب است و همانطور که در مقاله‌ی آشنایی با سیستم مدیریت مدارس اشاره کردیم، یکی از اجزای مهم چنین نرم‌افزاری، سیستم مدیریت فرایندهاست.
چرا یک مدرسه آنلاین باید فرایندهای الکترونیکی داشته باشد؟
استفاده از فناوری اطلاعات در هر سازمانی می‌تواند به رشد سریع‌تر آن کمک کند، مدارس نیز به عنوان یک نهاد اجتماعی از این قاعده مستثنا نیستند و به‌کارگیری تکنولوژی در آن‌ها یک امر مهم محسوب می‌شود؛ با استفاده از فناوری اطلاعات شما می‌توانید در وقت و انرژی کارکنان خود صرفه‌جویی کرده و هزینه‌های خود را به طرز چشم‌گیری کاهش دهید (به دلیل صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و…) در کنار همه‌ی این‌ها یکی از مهم‌ترین مزایایی که مدرسه آنلاین برای شما فراهم می‌کنند، افزایش دقت در انجام فرایندهاست.
فرض کنید قصد دارید، اطلاعات خاصی را از دانش‌آموزان مدرسه‌تان جمع‌آوری کنید، مثلا وضعیت تحصیلی خانواده‌ها؛ در روش سنتی، اکثر مدارس در ابتدا فرم‌هایی را طراحی می‌کنند و با چاپ فرم‌ها در تعداد بالا، آن را در اختیار دانش‌آموزان قرار می‌دهند؛ حال دانش‌آموز باید فرم را به خانواده تحویل دهد تا آن را پر کنند؛ در این میان احتمال آسیب دیدن کاغذ یا حتی فراموشی دانش‌آموز وجود دارد.
حال اگر به جای اینکار، از یک سیستم الکترونیک برای مدیریت فرایندهای مدرسه استفاده می‌کردید، نه‌تنها احتیاجی به چاپ فرم‌ها به صورت کاغذی نبود، بلکه اطلاعات مورد نیاز خود را در کمتر از چند ساعت جمع‌آوری می‌کردید و ریسک تحویل فرم‌ها از دانش‌آموزان به والدین نیز به صفر می‌رسید.
سیستم مدیریت فرایندهای الکترونیکی، چه کاربردی در مدارس دارد؟
حال که با مزیت یک مدرسه آنلاین آشنا شدیم، بد نیست کمی دقیق‌تر کاربرد آن را در فرایندهای مدرسه نیز بررسی کنیم، به کمک یک سامانه مدیریت فرایند در مدارس، شما می‌تواند هر نوع اطلاعاتی را به سادگی از اعضای مدرسه جمع‌آوری کنید؛ به عنوان مثال انواع فرم‌ها، دریافت اطلاعات ثبت‌نام یا پیش‌ثبت‌نام یا… بیایید کمی بیشتر با این ابزارها آشنا شویم.
سیستم‌های حرفه‌ای مدیریت فرایند
هر مدرسه تعدادی فرایند مشخص دارد که نیاز به جمع‌آوری اطلاعات دارد، به‌عنوان مثال پیش‌ثبت‌نام الکترونیکی، چنین فرایندی علاوه‌بر اینکه احتیاج به جمع‌آوری اطلاعات از والدین دارد، باید قابلیتی را نیز برای آپلود فایل‌ها فراهم کند؛ به کمک یک سیستم مدیریت فرایند الکترونیک، شما می‌تواند تقریبا تمام امور مرتبط با جمع‌آوری اطلاعات یا ثبت‌نام را در مدرسه‌تان مدیریت کنید.
چنین نرم‌افزاری باید امکان اضافه کردن انواع مختلف گزینه‌ها برای دریافت اطلاعات را در اختیار شما قرار دهد؛ فیلدهای چند گزینه‌ای، دریافت متن و… همچنین وجود قابلیتی برای اطلاع‌رسانی از تکمیل فرم‌ها نیز می‌تواند باعث ایجاد حس اطمینان بیشتری در والدین یا دانش‌آموزان شود.
علاوه‌بر تمام این‌ها اگر قابلیتی برای پرداخت آنلاین نیز در سیستم مدیریت فرایند یا ثبت‌نام شما وجود داشته باشد، به سادگی می‌تواند هر نوع وجه یا پیش‌پرداختی را از افراد دریافت کرده و به معنای واقعی کلمه، تمام فرایندهای مدرسه‌تان را به شکل کاملا الکترونیک و هوشمندانه پیش ببرید؛ چنین سیستمی نه‌تنها باعث رضایت در والدین می‌شود، بلکه صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان و هزینه‌های مدرسه شما خواهد کرد؛ اگر علاقه‌مندید بیشتر در این خصوص بدانید، توصیه می‌کنیم مقاله آشنایی با سیستم ثبت نام الکترونیکی مدارس را همین حالا مطالعه کنید.
سیستم فرم‌ساز مدرسه
فرم‌سازها نمونه‌ی ساده‌تری از یک سیستم مدیریت فرایند هستند که اجازه‌ی ساخت انواع مختلف فرم‌های ساده برای دریافت اطلاعات را به شما می‌دهند، فرض کنید قصد دارید اطلاعاتی را از والدین یا دانش‌آموزان دریافت کنید (مثلا اطلاعات خانواده یا محل سکونت دانش‌آموز، نظرسنجی برای تشکیل یک کلاس فوق برنامه و…)
در چنین وضعیتی، مهم‌ترین عاملی که باید به آن توجه داشته باشید، سرعت بالای طراحی و ارسال فرم‌هاست؛ بنابراین نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید باید محیط کاربری بسیار ساده‌ای داشته و این امکان را به شما بدهد که به راحتی فرم مورد نظر خود را طراحی کنید؛ اگر علاقه‌مندید بیشتر با چنین سیستمی آشنا شوید، مقاله‌ی آشنایی با فرم‌ساز الکترونیک مدارس می‌تواند اطلاعات خوبی در اختیار شما قرار دهد.
از جمله مزایای دیگری که می‌توان در یک مدرسه آنلاین از آن‌ها بهره‌مند شد، دسترسی و مدیریت ساده و منظم اطلاعات است، بیایید به مثالی که کمی بالاتر زدیم، برگردیم؛ با سیستم سنتی مدارس، هنگامی که فرم‌های تکمیل‌شده‌ی دانش‌آموزان را جمع‌آوری می‌کنید، باید آن‌ها را در محلی نگهداری کنید، اینکار علاوه‌بر فضایی که از بایگانی مدرسه اشغال می‌کند، نیاز به نگهداری و مراقبت فیزیکی از اطلاعات نیز دارد، اما در یک سیستم مبتنی بر فناوری اطلاعات، احتیاجی به مراقبت فیزیکی از فرم‌ها ندارید، بلکه استفاده از یک نرم‌افزار قابل اطمینان کافیست تا اطلاعات ارزشمند شما به خوبی نگهداری شوند.
در کنار تمام این موارد، برای دسترسی به اطلاعات نیز در یک سیستم مدرن، راهکارهای بسیار ساده‌تری در اختیار خواهید داشت، فرض کنید به دنبال اطلاعات خاص از یک دانش‌آموز می‌گردید؛ اگر این اطلاعات را به شکل کاغذی نگهداری کنید، هر بار که قصد داشته باشید آن‌ها را ببینید، باید به بایگانی مدرسه مراجعه کرده و در میان حجم انبوهی از کاغذ، به دنبال اطلاعات مورد نظرتان باشید.
در حالی که استفاده از یک سیستم کامپیوتری، به شکل قابل توجهی کار شما را ساده‌تر خواهد کرد، در یک مدرسه آنلاین، شما تنها با چند کلیک به اطلاعات مد نظرتان دسترسی خواهید داشت!
همانطور که متوجه شدید، امروزه نقش فناوری اطلاعات در مدارس، بسیار پررنگ‌تر از قبل شده، مدارس پیشرو مدارسی هستند که زودتر از دیگران فرایندهای موجود در مدرسه خود را الکترونیکی کنند؛ ضمنا سامانه همکلاسی نیز، یک زیرسیستم کامل برای مدیریت فرایندهای مدرسه دارد، در صورتی که علاقه‌مندید بیشتر با این سیستم‌ها آشنا شوید، همین حالا صفحه‌ی سیستم مدیریت فرایند مدارس را ببینید!