مدیریت وظایف روزانه دانش‌آموزان چگونه انجام می‌شود و چرا اهمیت دارد؟

با شنیدن این عبارت اولین چیزهایی که به ذهن شما می‌رسد چیست؟ به چه میزان از اهمیت برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و آموزش آن به دانش‌‌آموزان از سنین پایین آگاهی دارید؟ آیا در مدرسه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید برنامه‌ریزی برای وظایف بچه‌ها انجام می‌شود؟ و یا به عبارت دیگر برنامه‌ای برای انجام وظایف دانش‌آموزان در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد؟ تعریف زمان و وظیفه در ذهن دانش‌آموز شما چگونه جاافتاده است؟

پیش‌تر در مقالات قبلی در مورد اهمیت آموزش برنامه‌ریزی به دانش‌آموزان به خصوص در سال‌های ابتدایی مدرسه صحبت کردیم. این مقوله آن‌قدر مهم است که در مقالات زیادی از آن یاد شده و حتی اپلیکیشن و نرم‌افزارهای متعددی نیز برای کمک به مدیریت زمان طراحی شده است. 

در تمامی امور برای شروع به یک تعریف وظیفه و یک برنامه مشخص برای انجام کارها نیاز است. هر وظیفه‌ای که به شخصی محول می‌شود بایست کامل شرح داده شده و زمان و مهلت انجام نیز معین شود. اگر این روند به ظاهر ساده از سنین پایین به دانش‌آموزان آموزش داده نشود، عادت کردن به این روال از سنین بالاتر کمی دشوار خواهد بود. بنابراین اهمیت زمان بایست در کودکان از همان ابتدای آموزش، نهادینه شود.

پلتفرم‌های مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بتوانید کارهای موردنظر خود را در یک فضای مشخص با شرح کامل بایگانی نمایید و برای انجام آن‌ها زمان مشخص یکبار، روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه درنظر بگیرید. این برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا هیچ کاری از قلم نیفتد و همه کارها در یک چارچوب مشخص در زمان خود انجام شود.

در برخی از این پلتفرم‌های مدیریت زمان و مدیریت وظایف، امکان تعیین مدت زمان لازم برای انجام کار نیز وجود دارد. بدین صورت که شما می‌توانید برای انجام یک کار حداکثر بازه زمانی را معین کنید و تنها به همان اندازه برایش وقت صرف کنید. به‌طور معمول این نرم‌افزارها با تقویم نیز همگام‌سازی شده و مناسبت‌ها و تعطیلی‌ها را در خود جای می‌دهند تا در صورت نیاز در برنامه‌ریزی درنظر گرفته شوند.

در کل اگر بخواهیم یک نرم‌افزار مدیریت وظایف مناسب را برای یک مدرسه انتخاب کنیم باید یک سری ویژگی را درنظر بگیریم. در ادامه این ویژگی‌ها را باهم بیشتر بررسی می‌کنیم.

امکان تعریف وظایف نامحدود و متنوع

یک سیستم مدیریت وظایف بایست قابلیت تعریف تعداد نامحدود وظیفه را داشته باشد بدین صورت که هر معلم بتواند وظایف موردنظر خود را برای دانش‌آموزان ایجاد کند. این ویژگی می‌تواند منعطف‌تر هم باشد، یعنی حالتی را فرض کنید که شما در جایگاه یک معلم بخواهید وظایف به‌خصوصی را به گروهی ویژه از دانش‌آموزان کلاس خود اختصاص دهید.

ایجاد محدودیت در شخص انجام‌دهنده وظیفه

یکی از خصوصیات خوبی که می‌توان برای یک پلتفرم مدیریت وظیفه در مدرسه درنظر گرفت، این است که شخص انجام‌دهنده وظیفه را محدود کرد. فرض کنید معلم وظیفه‌ای را برای اولیای دانش‌آموزان درنظر گرفته و دانش‌آموزان نباید قادر به مشاهده و یا انجام آن از طریق پنل خود باشند. در چنین حالتی در هنگام تعریف وظیفه بایست شرایطی وجود داشته باشد تا بتوان انجام دهنده ان را مشخص و محدود کرد.

امکان تعریف وظایف به صورت تکرار شونده و دوره‌ای

فرض کنید در جایگاه یک معلم قصد دارید یک وظیفه را به صورت تکرار شونده برای دانش‌آموزان خود تعریف کنید. مثلا هر یکشنبه که در برنامه هفتگی کلاس شما درس ریاضی قرار دارد، نیاز است که درس هر روز همان روز دوره و مرور شود. بنابراین به جای این که هر هفته یک وظیفه تعریف کنید، یک بار یک وظیفه را به صورت دوره‌ای تعریف می‌کنید و زمان‌های تکرار آن را نیز مشخص می‌کنید؛ این زمان‌های تکرار می‌تواند روزانه، هفتگی، ماهانه و یا سالانه باشد. 

مثال دیگر از این حالت را این گونه در نظر بگیرید، اولیای دانش‌آموزان کلاس شما بایست پایان هر هفته از فرزندان خود یک آزمون متشکل از یک سوال از هر درس گرفته و نتیجه آن را به شما اعلام کنند. در این صورت این وظیفه هفتگی خواهد بود و انجام‌دهنده آن نیز اولیا هستند.

با این وجود شما تنها یک بار وظیفه را با ویژگی‌های موردنظر خود در سامانه ایجاد می‌کنید. این وظایف در زمان‌های معین برای انجام‌دهندگان یادآوری شده و نیازی به تعریف مجدد یا یادآوری از سمت شما نیست.

امکان تعیین تایید کننده وظیفه

فرض کنید درنظر دارید هر وظیفه پس از انجام توسط شخصی تایید شده و سپس شما آن را مشاهده کنید. به طور مثال وظیفه انجام شده توسط دانش‌آموز را بایست ولی او بررسی کرده و از طریق پنل خود آن را تایید کند. در این صورت وجود این امکان کاربردی خواهد بود.

امکان افزودن توضیحات تکمیلی وظیفه

گاها نیاز می‌شود که توضیحات تکمیلی پس از انجام وظیفه برای دانش‌آموز یا انجام‌دهنده وظیفه نمایش داده شود تا بعضی معیارها سنجیده شود. مثلا میزان سختی یا آسانی وظیفه، میزان لذت از انجام آن، پرسشی برای سنجش میزان اطلاعات انجام‌دهنده، طرح یک چیستان برای سرگرمی و … گونه‌های متعددی از این نوع سوالات را می‌توان پس از انجام وظیفه به دانش‌آموز نمایش داد.

دسترسی نظارتی به وظیفه

دسترسی مشاهده و نظارت وظیفه را نیز می‌توان در سامانه محدود کرد. این که چه کسانی قادر به مشاهده وظیفه باشند و یا چه کسانی قادر به انجام تغییرات و ویرایش آن باشند از جمله این محدودیت‌هاست که یک پلتفرم مدیریت وظایف روزانه می‌تواند به آن مجهز باشد.

حالات مختلف یک وظیفه

یک وظیفه در نرم‌افزار مدیریت وظایف می‌تواند در وضعیت‌های مختلفی نمایش داده شود. فرض کنید یک وظیفه یا با موفقیت انجام می‌شود، یا شکست می‌خورد و انجام‌دهنده موفق به انجام آن نمی‌شود و یا به دلایل موجه امکان انجام آن برای انجام‌دهنده وجود ندارد. برای ناظر وظیفه بایست همه این سه حالت به صورت مجزا قابلیت مشاهده و بررسی داشته باشد تا روال وظایف کاملا مشهود و قابل پیگیری شود. 

بایگانی وظایف

وظایف پس از این که هر یک از وضعیت‌های فوق برای آن‌ها تعیین شد بایست از لیست وظایف انجام‌دهنده خارج شده و در یک بخش مجزا در پنل ناظر قابل مشاهده باشند. در این بخش امکان بازگردانی وظایف نیز از مزایای پلتفرم محسوب خواهد شد.

با این توضیحات نرم‌افزار مدیریت وظایف روزانه‌ همکلاسی را به عنوان پلتفرم کامل و جامعی که تمامی ویژگی‌های فوق را در خود جای داده باشد به شما معرفی و پیشنهاد می‌کنیم. هم‌اکنون برای مشاهده و بررسی دموی رایگان این سامانه اقدام کنید. ما در تمامی مراحل تعریف تا انجام و بررسی یک وظیفه و آشنایی کامل با این پلتفرم با شما همراه خواهیم بود.