برای کسب و کارهای امروزی ارتباطات مؤثر و سریع بین اعضای سازمان‌ها اهمیت خیلی زیادی دارد. پیام رسان‌های سازمانی ابزاری کارآمد هستند که باعث می‌شوند برقراری ارتباطات درون‌سازمانی بهبود پیدا کند. در ادامه با ما همراه باشید تا در پیام رسان‌های سازمانی، کاربردها، مزایا و ویژگی‌های آن‌ها بیشتر توضیح دهیم.
پیام رسان سازمانی چیست؟
پیام رسان سازمانی نرم‌افزاری برای تسهیل ارتباطات داخلی در سازمان‌ها است. این ابزارها با نام‌هایی مانند نرم‌افزار چت سازمانی، گفتگوی سازمانی یا پیام رسان تیمی نیز شناخته می‌شوند. هدف اصلی از توسعه این نرم‌افزارها، بهبود سرعت و کیفیت ارتباطات غیررسمی درون‌سازمانی و افزایش بهره‌وری کارکنان است.
با استفاده از پیام رسان‌های سازمانی، کارکنان و مدیران می‌توانند به‌راحتی و در کمترین زمان ممکن با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات، داده‌ها و فایل‌های موردنظر خود را در محیطی امن به اشتراک بگذارند.
کاربردهای پیام رسان سازمانی
پیام رسان‌های سازمانی در حوزه‌های مختلفی کاربرد دارند که برخی از آن‌ها به شرح زیر هستند:
برقراری ارتباط بین تیم‌ها و واحدهای سازمانی
این ابزارها امکان برقراری ارتباط سریع و مؤثر بین تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمان را به شما می‌دهند. با استفاده از پیام رسان‌های سازمانی، بسیاری از گفتگوها، هماهنگی‌ها، پرسش و پاسخ‌ها و حتی اطلاع‌رسانی‌ها در محیطی دوستانه و غیررسمی صورت می‌گیرند.
اشتراک‌گذاری فایل‌ها در کمترین زمان
در بسیاری از موارد، مانند انجام پروژه‌ها، وظایف روزانه، تهیه گزارش و آمادگی برای جلسات، باید فایل‌های مختلف بین اعضای سازمان اشتراک‌گذاری شود. پیام رسان اختصاصی سازمانی به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌راحتی و با سرعت انواع مختلف فایل‌ها را ارسال و دریافت کنند.
سوپر اپلیکیشن جامع، یکپارچه و اختصاصی ویژه مدیریت الکترونیک مدارس
بهبود مدیریت پروژه‌ها
مدیران تیم‌ها با استفاده از پیام رسان‌های سازمانی می‌توانند به‌راحتی وظایف و تسک‌های هر کدام از اعضای تیم را به آن‌ها اطلاع دهند، با دیگر تیم‌ها هماهنگی داشته باشند و درباره زمان‌بندی پیشرفت پروژه‌ها و سایر جزئیات مربوط به آن با همه اعضای سازمان ارتباط برقرار کنند.
انجام هماهنگی‌ها و برنامه‌ریزی کاری
با استفاده از پیام رسان‌های سازمانی، می‌توان کارها و وظایف در سازمان را برنامه ریزی کرد. همچنین هماهنگی جلسات و ملاقات‌های کاری با استفاده از این پیام رسان‌ها بسیار راحت‌تر خواهد بود.
افزایش سرعت پیشبرد کارها
از آنجایی که برقراری ارتباط به کمک پیام رسان‌های سازمانی به‌راحتی و با سرعت بالایی صورت می‌گیرد، سازمان‌ها می‌توانند از این ابزار در راستای افزایش سرعت پیشبرد کارها و پروژه‌ها استفاده کنند.
ویژگی‌های یک پیام رسان سازمانی خوب
برای انتخاب یک پیام رسان سازمانی مناسب، باید به ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن توجه داشت. در ادامه برخی از ویژگی‌های مهم یک پیام رسان سازمانی خوب را بررسی می‌کنیم:
محیط کاربرپسند و استفاده راحت
یک پیام رسان سازمانی خوب باید محیطی کاربرپسند داشته باشد و کاربران به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند. پیچیدگی محیط کاربری باعث سردرگمی کاربران و کاهش میل به استفاده از نرم‌افزار شود.
امکان ارسال انواع پیام
پیام رسان سازمانی باید امکان ارسال انواع مختلفی از پیام‌ها مانند پیام متنی، صوتی و فایل‌های مختلف را داشته باشد تا کاربران بتوانند به‌راحتی و با سرعت فایل‌ها، اطلاعات و پیام‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند.
قابلیت انطباق و هماهنگی با سامانه اتوماسیون
یک پیام رسان سازمانی خوب باید با نیازهای سازمان منطبق شود و قابلیت اتصال و پشتیبانی از سامانه‌های اتوماسیون مختلف را داشته باشد تا یکپارچگی سیستم‌های سازمان حفظ شود.
قابلیت ایجاد گروه‌های کاری و کانال‌های اطلاع‌رسانی
امکان ایجاد گروه‌های کاری و کانال‌های اطلاع‌رسانی در پیام رسان‌های سازمانی تأثیر مثبتی بر مدیریت پروژه‌ها، ایجاد هماهنگی بین تیم‌ها و مدیریت ملاقات‌ها و جلسات دارد.
قابلیت جستجو در بین گفتگوها
قابلیت جستجو در بین گفتگوها به کاربران امکان می‌دهد فایل‌ها و پیام‌های موردنظر خود را به‌راحتی در بین تمامی گفتگوها، کانال‌ها و گروه‌های کاری جستجو و استفاده کنند.
امنیت بالای اطلاعات و داده‌ها
حفظ امنیت اطلاعات و داده‌ها یکی از مهم‌ترین فاکتورها در انتخاب پیام رسان سازمانی است. نرم‌افزارهای گفتگوی سازمانی باید امنیت بالایی در احراز هویت کاربران، مدیریت تعداد ورود همزمان کاربران، ذخیره‌سازی و بایگانی اطلاعات و همچنین انتقال اطلاعات بین کاربران داشته باشند.
پشتیبانی فنی قوی
وجود تیم پشتیبانی فنی قوی در پیام رسان‌های سازمانی اهمیت زیادی دارد تا در صورت بروز مشکل، در کمترین زمان ممکن آن را رفع کنند و آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم را به کاربران ارائه دهند.
دسترسی چندپلتفرمی
یک پیام رسان سازمانی کارآمد باید روی پلتفرم‌های مختلف مانند ویندوز، مک، لینوکس، اندروید و iOS در دسترس باشد تا کاربران بتوانند در هر زمان و مکانی از آن استفاده کنند.
امکان برگزاری ویدئو کنفرانس و تماس‌های صوتی
برخی از پیام رسان‌های سازمانی امکان برگزاری ویدئو کنفرانس و تماس‌های صوتی را دارند که این ویژگی برای برگزاری جلسات آنلاین و ارتباطات فوری بسیار مفید است.
قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها
پیام رسان‌های سازمانی باید قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان را داشته باشند تا کاربران بتوانند از یک پلتفرم مرکزی برای مدیریت تمامی ابزارهای کاری خود استفاده کنند.
مزایای استفاده از پیام رسان‌های سازمانی
استفاده از پیام رسان‌های سازمانی مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد که برخی از آن‌ها به شرح زیر هستند:
- افزایش بهره‌وری: با تسهیل ارتباطات و کاهش زمان مورد نیاز برای تبادل اطلاعات، بهره‌وری کارکنان بیشتر می‌شود.
- بهبود هماهنگی بین تیم‌ها: پیام رسان‌های سازمانی امکان هماهنگی بهتر بین تیم‌ها و واحدهای مختلف را به کاربران می‌دهند که منجر به اجرای مؤثرتر پروژه‌ها می‌شود.
- کاهش هزینه‌ها: با استفاده از پیام رسان‌های سازمانی، نیاز به برگزاری جلسات حضوری کاهش پیدا می‌کند که این امر منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.
- افزایش امنیت اطلاعات: پیام رسان‌های سازمانی امکانات امنیتی پیشرفته‌تی دارند که از اطلاعات حساس سازمان محافظت می‌کنند.
- بهبود مستندسازی: با امکان ذخیره و بایگانی پیام‌ها و فایل‌ها، اطلاعات را می‌توان مستندسازی کرد و در سازمان تصمیمات بهتری گرفت.
چالش‌های استفاده از پیام رسان‌های عمومی در سازمان‌ها
برخی سازمان‌ها از پیام رسان‌های عمومی مانند تلگرام یا واتساپ برای ارتباطات داخلی استفاده می‌کنند. با این حال، این ابزارها محدودیت‌ها و چالش‌هایی دارند که باعث می‌شوند سازمان به پیام رسان سازمانی نیاز پیدا کند. این محدودیت‌ها به شرح زیر هستند:
- امنیت و حریم خصوصی: پیام رسان‌های عمومی از نظر امنیتی برای تبادل اطلاعات حساس سازمان مناسب نیستند.
- ویژگی‌های محدود: این ابزارها امکانات محدودی برای مدیریت پروژه‌ها و هماهنگی تیم‌ها دارند.
- عدم یکپارچگی با سایر سامانه‌ها: پیام رسان‌های عمومی قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی را ندارند.
- محدودیت در برگزاری جلسات: این ابزارها امکانات محدودی برای برگزاری ویدئو کنفرانس‌ها و جلسات آنلاین ارائه می‌دهند.
سخن پایانی
پیام رسان‌های سازمانی با تسهیل ارتباطات داخلی، افزایش بهره‌وری و بهبود هماهنگی بین تیم‌ها، نقش مهمی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند. با انتخاب یک پیام رسان مناسب که ویژگی‌های مناسبی دارد و به نیازهای سازمان به خوبی پاسخ می‌دهد، می‌توان فرآیندهای کاری را بهبود داد و باعث بهتر شدن عملکرد سازمان شد.
