برای معرفی مدرسه خود از چه ابزاری استفاده می‌کنید؟ چگونه امکانات آموزشی خاص خود را در فضای رقابتی امروز به اطلاع مخاطبان می‌رسانید؟ بستری که همیشه و همه‌جا قابل دسترسی باشد، از نظر شما چیست؟ بله، فضای مجازی و البته طراحی وب سایت مدرسه یک ابزار عالی در فضای مجازی یک محیط عظیم و قدرتمند برای معرفی و شناساندن یک محصول، خدمات و یا هر چیز ممکن در دنیای کنونی است که امکانات بسیار زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. اینکه از کدام‌یک از روش‌ها و به چه صورت برای هدف خود استفاده کنیم، اصلی‌ترین چالش این روند خواهد بود.
قبلا در مقاله‌ی آشنایی با نرم‌افزار مدیریت مدارس، به این موضوع اشاره کردیم که یکی از بخش‌های مهم نرم‌افزار مدرسه، داشتن سیستمی برای مدیریت وب سایت مدرسه است؛ در این مقاله بیشتر با اهمیت و کاربردهای این سیستم آشنا می‌شویم.
به‌طور مثال قصد دارید نتایج درخشان دانش‌آموزان خود در یک آزمون را منتشر کنید. این نتایج اگر در فضایی مناسب انتشار یابد، نه تنها به عنوان یک رزومه و کارنامه تاثیرگذار برای آینده مدرسه عمل خواهد کرد، بلکه باعث تشویق دانش‌آموزان به تلاش بیشتر برای کسب موفقیت خواهد شد. حتی اولیا نیز از تماشای تصویر فرزند خود در لیست افراد برتر احساس افتخار و سربلندی بیشتری خواهند کرد.
پس این عمل بهتر است در فضایی انجام شود تا علاوه براین‌که امکان دسترسی راحتی برای مخاطبان در همه زمان‌ها داشته باشد بلکه با گذشت زمان و افزایش روزافزون افتخارات مدرسه، تصویری مطلوب در ذهن اولیایی که قصد یافتن مدرسه‌ای مناسب برای فرزندش دارد ایجاد کند. شما می‌توانید امکانات آموزشی خود را نیز در همین محیط به نمایش بگذارید. به صورت تصویر از محیط مدرسه و توضیح کوتاهی از ویژگی‌های خاص آن.
اگر اولیا در حین مطالعه و بررسی تمامی این اطلاعات در یک محیط، امکان پیش‌ثبت‌نام آنلاین و آنی را داشته باشند، بدون شک این موضوع را از مزایای شگفت‌انگیز مجموعه شما بشمار می‌آورند. چرا که به آن‌ها القا می‌کند شما به همه‌چیز فکر کرده‌اید و هیچ نکته‌ای از دیدتان برای ایجاد فضایی امن و مطمئن برای فرزندانشان دور نمانده است.
با این اوصاف در ادامه خصوصیات یک سامانه مدیریت وب سایت مدرسه هوشمند را باهم مرور می‌کنیم:
سیستم مدیریت محتوای اختصاصی
اگر مدیر یا معاون فناوری مدرسه هستید، ممکن است در مطالعات خود با مطلبی روبه‌رو شوید که به‌نظرتان برای اولیا و دانش‌آموزان مناسب باشد. چگونه این مطلب را با آن‌ها به اشتراک می‌گذارید؟
وجود یک فضا برای انتشار مطالب مورد نظر، شامل موضوعات آموزشی، روانشناسی روابط اولیا-فرزند و معلم-دانش‌آموز، مباحث علمی و دانستنی‌ها و… همانند مجله آنلاین مدرسه شما می‌کند. مجله‌ای که بدون محدودیت مخاطب در فضایی همگانی منتشر می‌شود. افرادی که قصدشان یافتن مدرسه نباشد هم تنها با جستجوی کلماتی از متن مطالب منتشر شده، مستقیما به سایت شما منتقل می‌شوند. اکنون یک فرد بدون اینکه بخواهد وارد محیطی شده که از مزایا و خصوصیات مدرسه نیز به‌صورت همزمان مطلع می‌شود و چه بسا شما را به دیگران نیز معرفی نماید. این موضوع همان مبحث سئو وب سایت مدرسه است. موردی که به تبلیغات و معرفی بیشتر شما کمک شایانی خواهد کرد.
پس شما باید قادر باشید محتوای سایت خود را در هر زمان مدیریت کنید و بهترین و مناسب‌ترین موضوع را در آن انتشار دهید، درصورت نیاز، ویرایش و به‌روزرسانی انجام دهید و یا حتی به صلاح دید خود، مطلبی را حذف نمایید. فایل‌های ویدیویی آموزشی، تصاویر دانش‌آموزان افتخارآفرین، گالری تصاویری از اردوهای به یادمانی دانش‌آموزان، اطلاعیه پیش‌ثبت‌نام، اخبار روز مربوط به حوزه آموزش و مدارس و… نیز در دسته محتوای اختصاصی مدرسه قرار خواهند گرفت.
درواقع محتواهای چندرسانه‌ای بایست به بهترین نحو در سایت ارائه شوند تا توجه مخاطب را در اولین نگاه به خود جلب کنند. به‌طور مثال اطلاعیه ثبت‌نام سال تحصیلی جدید یا افتخارات مدرسه می‌تواند در قالب چند تصویر با طراحی گرافیکی جذاب، به‌صورت اسلاید در صفحه اصلی وب سایت شما به نمایش گذاشته‌شود.
یا حتی ویدیویی از صحبت مدیر مدرسه با اولیا که تنها با یک کلیک در همان صفحه اصلی شروع به نمایش کند و زمینه‌ساز ارتباط ذهنی بهتری با مدیر مدرسه آینده فرزندانشان شود.
وبلاگ دبیران
اگر یک معلم هستید تابه‌حال به این موضوع اندیشیده‌اید که یک وبلاگ اختصاصی برای خود در مدرسه داشته باشید تا بتوانید از روشی نوین جهت ارتباط با دانش‌آموزان خود استفاده کنید؟ مطالب موردنیاز درس را انتشار دهید، فایل‌های آموزشی با هر فرمت دلخواه را برای دانلود بارگذاری نمایید؟ دانش‌آموزان بتوانند درمورد مطالب منتشر شده شما نظرات خود را بنویسند و یک پایگاه امن و مطمئن برای آن‌ها ایجاد کنید؟ بله، این روش نیز یک راه ارتباطی جذاب برای معلم و دانش‌آموز است. که هماند مطالب وب سایت اصلی و جستجوی کلیدواژه توسط مخاطبان، باعث هدایت آن‌ها به سایت مدرسه شده و تبلیغات را از راهی دیگر مدیریت می‌کند.
این مورد نیز از ویژگی‌های خاصی است که یک سامانه وب سایت هوشمند مدارس را منحصربه‌فرد می‌کند.
فرم‌ساز
همانطور که در ابتدای امر اشاره شد، پیش‌ثبت‌نام آنلاین از مزایای چشمگیر یک مدرسه بوده و علاوه بر راحتی اولیا در فرآیند ثبت‌نام، باعث دسته‌بندی سیستمی و منظم اطلاعات دانش‌آموزان در سامانه مدرسه شده و کنترل و بررسی درخواست‌ها را برای پرسنل مدرسه نیز آسان می‌کند.
این پیش‌ثبت‌نام هوشمند به یک فرم نیاز دارد. فرمی که اولیا اطلاعات لازم مدرسه را در آن در وب سایت وارد نمایند. بهترین حالت ممکن این است که شما خودتان قادر به انتخاب فیلدهای این فرم باشید. حتی مشخص نمایید تکمیل کدام‌یک از فیلدها اجباری است، بدین صورت که اگر کاربر بدون وارد کردن اطلاعات در آن ، روی دکمه ثبت کلیک نماید، پیغامی مبنی بر عدم موفقیت‌آمیز بودن ثبت نام به علت ناقص بودن اطلاعات، نمایش‌داده شود.
این فرم، به علت اینکه به‌صورت سیستمی و هوشمند طراحی شده است، پس در سمت دیگری نیز اطلاعات وارد شده را در اختیار شما قرار خواهد داد.
علاوه بر امکان ذکر شده، مزیت بعدی می‌تواند امکان طراحی هرگونه فرم موردنیاز دیگر باشد. به‌طور مثال فرم رضایت‌نامه اردو. اولیا در یک مدرسه هوشمند، دیگر نیازی به امضای برگه کاغذی رضایت خود ندارند و می‌توانند به صورت مجازی مراحل لازم را انجام دهند.
مزیت دیگر می‌تواند فرم ثبت‌نام همکاری برای جذب پرسنل مدرسه باشد. یا هرفرمی که نیاز به اجرای آنلاین آن در محیط سایت داشته باشید.
تا اینجا با ویژگی‌های یک سامانه‌ی مدیریت وب سایت جامع و خوب آشنا شدیم، اگر در نقش یک معلم، مدیر یا مسئول مدرسه هستید، سامانه مدیریت وب سایت مدارس همکلاسی، تمامی این امکانات را در اختیار شما قرار می‌دهد و علاوه بر طراحی ظاهر سایت، بسته به نوع پشتیبانی خدمات تکمیلی را در زمینه اداره وب سایت به شما ارائه می‌دهد، پس همین حالا دموی رایگان سامانه را از نزدیک ببینید!
