مهم‌ترین شاخص کلیدی عملکرد در مدرسه چیست و چطور آن را انتخاب کنیم؟

در مقالات قبلی همکلاسی به این موضوع اشاره کردیم که برای مدیریت هوشمندانه و اصولی مدرسه خود باید از یک داشبورد مدیریت مدرسه استفاده کنید، فرقی ندارد چه نوع مدرسه‌ای داشته باشید، یک مدرسه دولتی یا غیر انتفاعی، تیزهوشان یا هیئت امنایی، در هر صورت برای رشد مدرسه‌تان باید به دقت داده‌ها را بررسی کنید و با استفاده از آن‌ها وضعیت مدرسه‌ی خود را بهبود ببخشید.

پس از اینکه ابزار مورد نظرتان را برای گزارش‌گیری انتخاب کردید، باید چند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را در نظر بگیرید که وضعیت رشد و افت مدرسه‌ی خود را با توجه به آن زیر نظر بگیرید، اما قبل از انتخاب شاخص، بد نیست کمی بیشتر با مفهوم شاخص کلیدی عملکرد آشنا شویم.

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

به نقل از ویکی‌پدیا، شاخص کلیدی عملکرد، پارامتری قابل اندازه‌گیری برای عملکرد است، که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایند دستیابی به اهداف سازمانی را تعریف و اندازه‌گیری کنند. زمانی که یک سازمان، مأموریت خود را تحلیل کرده باشد، همه ذینفعان مشخص شده و اهداف سازمانی نیز تعریف شده باشند، ابزاری برای اندازه‌گیری میزان دسترسی به این اهداف لازم است، که شاخص‌های کلیدی عملکرد، این ابزار را فراهم می‌نمایند. شاخص عملکرد می‌تواند منعکس کننده فاکتورهای حیاتی موفقیت یک سازمان باشد، که این پارامترها از هر سازمانی به سازمان دیگر متغیر هستند.

شاخص‌ها باید قابل اندازه‌گیری باشند!

برای اینکه بتوانیم نتایج کارهای خود را ببینیم، باید برای آن‌ها شاخص تعریف کنیم، شاخص‌هایی که قابل اندازه‌گیری باشند، به عنوان مثال شما نمی‌توانید برای مدرسه خود شاخصی را تحت عنوان کیفیت تدریس در نظر بگیرید، چون یک شاخص قابل اندازه‌گیری نیست، به‌جای آن می‌توانید نمره دانش‌آموزان را در یک بازه‌ی زمانی مشخص به عنوان شاخص در نظر بگیرید و با توجه به این عدد (که قابل اندازه‌گیری هم هست) کیفیت تدریس یا عملکرد دانش‌آموزان خود را بسنجید.

تعداد شاخص‌های کلیدی زیاد نیست!

شاخص‌های کلیدی همانطور که از نام‌شان پیداست، جزو مهم‌ترین پارامترهای سنجش عملکرد محسوب می‌شوند (کلیدی هستند) و در نتیجه باید تعداد محدودی داشته باشند و نباید خیلی زیاد باشند، به عنوان مثال برای مدرسه‌تان می‌توانید ۳ تا ۵ شاخص کلیدی عملکرد (KPI) انتخاب کنید که در ادامه بیشتر در خصوص انتخاب شاخص‌ها صحبت می‌کنیم.

شاخص‌ها دارای سطح‌بندی هستند!

در یک مدرسه افراد مختلفی مشغول به کار هستند و احتمالا برای هر کدام از آن‌ها شاخص‌های مختلفی در نظر گرفته می‌شود، مثلا برای یک معلم نمرات کلاس یک شاخص کلیدی محسوب می‌شود، برای معاون میانگین نمرات انضباط همه‌ی بچه‌ها مدرسه می‌تواند به عنوان یک شاخص در نظر گرفته شود و برای مدیر رتبه‌بندی مدرسه در بین سایر مدارس، می‌تواند یک شاخص کلیدی عملکرد به حساب آید؛ در حقیقت هر فرد با توجه به جایگاهی که در سازمان (مدرسه) دارد، می‌تواند چند شاخص مختلف برای خود در نظر بگیرد و با توجه به آن‌ها، عملکرد خود را بررسی کند.

چطور برای مدرسه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) انتخاب کنیم؟

اگر مقالات قبلی همکلاسی را خوانده باشید، احتمالا به یاد دارید که در مقاله آشنایی با طرح درس، به این موضوع اشاره کردیم که هر معلم و هر کلاس، باید طرح درس مخصوص به خود را داشته باشد؛ شاخص‌های کلیدی عملکرد نیز دقیقا به همین شکل هستند و هر مدیر یا مدرسه‌ای می‌تواند شاخص‌های مد نظر خود را به عنوان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در نظر بگیرد، البته می‌توان شاخص‌هایی را هم به شکل عمومی در نظر گرفت که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

• درصد دانش‌آموزانی که معدل‌شان بالاتر از حد مشخصی است
• درصد دانش‌آموزانی که در دانشگاه‌های دولتی پذیرفته‌شده‌اند
• میزان رضایت‌مندی دانش‌آموزان یا والدین از نحوه تدریس‌ها
• سرعت رسیدگی به مشکلات دانش‌آموزان یا کارکنان مدرسه
• میانگین نمرات دانش‌آموزان در ارزیابی‌های ماهیانه اداره

مواردی که به آن‌ها اشاره کردیم، از جمله شاخص‌هایی هستند که می‌توانید از آن‌ها برای بررسی وضعیت مدرسه و عملکردتان استفاده کنید، اما به یاد داشته باشید نباید تعداد زیادی شاخص کلیدی را در نظر بگیرید و مهم‌ترین چیزی که فکر می‌کنید در مدرسه‌ی شما اهمیت دارد یا قصد دارید به آن دست یابید (مثلا اهداف سالیانه یا ترمی مدرسه) را به عنوان شاخص کلیدی در نظر بگیرید.

چرا یک مدرسه باید شاخص کلیدی عملکرد داشته باشد؟

نه فقط مدارس، هر سازمانی باید چند پارامتر مهم را به عنوان شاخص‌های کلیدی عملکرد خود انتخاب کند تا بتواند نتایج فعالیت‌ها و عملکرد خود را مورد بررسی قرار دهد؛ فرض کنید به عنوان یک مدیر مدرسه، قصد دارید میانگین نمرات دانش‌آموزان خود را به بالای ۱۶ برسانید، برای رسیدن به این هدف، چند فرایند در نظر می‌گیرید و سعی می‌کنید با انجام دادن آن‌ها به هدف‌تان برسید، حال برای اینکه بتوانید نتیجه‌ی تلاش‌ها و میزان پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید، باید از شاخص‌های کلیدی برای اندازه‌گیری آن استفاده کنید.

چطور شاخص‌های کلیدی مدرسه را بهبود دهیم؟

مهم‌ترین عامل برای رسیدن به اهدافی که برای شاخص‌های مدرسه‌تان در نظر گرفته‌اید، این است که برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی کنید و هرکدام از فرایندها را طبق برنامه انجام دهید؛ به عنوان مثال اگر قصد دارید میانگین نمرات دانش‌آموزان را به عدد مد نظرتان برسانید و برای رسیدن به این هدف، برگزاری آزمون‌های ماهیانه را به عنوان راهکار انتخاب کرده‌اید، باید همه‌ی آزمون‌ها را طبق زمان‌بندی مشخص انجام دهید و چیزی را از قلم نیندازید؛ ضمنا یک نرم افزار مدیریت مدرسه هوشمند، امکان اندازه‌گیری دقیق شاخص‌های مختلف (مثلا میانگین نمرات، نمودارهای پیشرفت تحصیلی، وضعیت حضور و غیاب و…) را به سادگی در اختیار شما می‌گذارد که بتوانید وضعیت مدرسه‌تان را زیر نظر داشته باشید، بنابراین اگر به دنبال راهکاری برای اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی هستید، حتما از یک نرم افزار مدرسه حرفه‌ای استفاده کنید.

هنگامی که طبق برنامه پیش بروید، می‌توانید دقیقا فرایند پیشرفت (یا حتی افت) خود را بررسی کنید و طبق آن تصمیم‌های جدیدی برای مدرسه بگیرید؛ به نظر شما چه راهکارهایی وجود دارد که به کمک آن‌ها بتوانید برای مدرسه خود شاخص انتخاب کنید و به شاخص‌های مورد نظر خود برسید؟ دیدگاه‌ها و تجربیات خود را در بخش نظرات این مقاله با ما در میان بگذارید؛ راستی اگر علاقه‌مندید یک مدرسه هوشمند داشته باشید اما هنوز نمی‌دانید از کجا شروع کنید، همین حالا از مشاوره رایگان همکلاسی استفاده کنید.