سیستم شهریه الکترونیک مدرسه چیست و چرا مدارس باید از آن استفاده کنند؟

این روزها با افزایش استفاده‌ی مردم از اینترنت، فرصتی خوب برای کسب‌و‌کارها به وجود آمده تا تمام فرایندهای مالی و پرداخت‌های خود را با استفاده از ابزارهای آنلاین انجام دهند و این موضوع تقریبا در تمام سازمان‌ها جریان دارد؛ همانطور که قبلا هم در مقاله‌ی آشنایی با نرم‌افزار شهریه مدارس اشاره کرده بودیم، یکی از مهم‌ترین بخش‌های مالی در یک مدرسه‌ی هوشمند، سیستم شهریه الکترونیک مدرسه، در این مقاله قصد داریم کمی بیشتر این بخش را مورد بررسی قرار دهیم و ببینیم سیستم شهریه الکترونیک مدرسه چه مزایایی دارد.

شاید مهم‌ترین مزیتی که یک سیستم پرداخت الکترونیک برای شما فراهم می‌کند، افزایش سادگی برای والدین و دانش‌آموزان باشد، امروزه اکثر پدر و مادرها شاغل‌اند و برای رسیدگی به امور مالی و اداری مدرسه‌ی فرزند خود باید، زمانی از روز خود را به این‌کار اختصاص دهند، در چنین حالتی مطمئنا اگر مدرسه از سیستم پرداخت الکترونیک پشتیبانی کند، صرفه‌جویی قابل توجهی در وقت و زمان خانواده‌ها خواهد شد؛ اما به‌کارگیری سیستم‌های آنلاین، چه مزایایی برای مدرسه دارد؟

پرداخت دقیق و به‌موقع شهریه‌ها

یکی از مزایای استفاده از سیستم‌های الکترونیک پرداخت شهریه، امکان زمان‌بندی و ارسال خودکار اطلاع‌رسانی‌ها برای والدین است، با استفاده از چنین سیستمی شما می‌توانید موعد پرداخت‌های شهریه یا هزینه‌ها را در سیستم وارد کنید و سامانه‌ی مدرسه به شکل خودکار زمان پرداخت را به والدین یادآوری می‌کند، پدر و مادر نیز به راحتی می‌توانند با چند کلیک، شهریه‌ی فرزندان خود را پرداخت کنند، بدون هیچ محدودیتی!

بدون محدودیت مکانی یا زمانی

با استفاده از یک سامانه‌ی پرداخت آنلاین، علاوه‌بر اینکه والدین می‌توانند پرداخت‌های خود را در هر جایی (محل کار، خانه، در حین مسافرت و…) انجام دهند؛ هیچ محدودیت زمانی نیز برای آن‌ها وجود نخواهد داشت، به عنوان مثال اگر موعد پرداخت شهریه در یک روز تعطیل باشد، با وجود سیستم‌های الکترونیک، مشکلی برای پرداخت شهریه وجود ندارد و پدر و مادر به راحتی می‌توانند هزینه‌ی مدرسه را بپردازند، چنین سیستمی علاوه‌بر اینکه نظم را در فرایندهای مالی شما به‌وجود می‌آورد، احتمال فراموشی پرداخت شهریه‌ها را نیز به حداقل خواهد رساند.

مدیریت ساده‌تر حسابداری مدرسه

یکی از مزایای دیگری که در صورت استفاده از سیستم پرداخت الکترونیک در مدرسه‌ی خود به‌دست می‌آورید، امکان مدیریت بهتر و ساده‌تر تمام شهریه‌های پرداختی است؛ اجازه دهید این موضوع را با ذکر یک مثال برای شما شرح دهیم.

فرض کنید، در مدرسه‌ی شما تنها امکان پرداخت شهریه‌ها با استفاده از فیش‌های واریزی بانک وجود داشت، در این صورت احتمالا خانواده‌ها در زمان‌های آزاد خود به بانک مراجعه می‌کردند و بعد از چند روز فیش‌ها را به مدرسه تحویل می‌دادند، سپس یکی از کارکنان مدرسه باید بخشی از زمان خود را صرف دریافت و بررسی فیش‌های واریزی می‌کرد و در صورت تایید واریز، اطلاعات آن در دفتر حسابداری مدرسه ثبت میشد.

در حالی که با استفاده از یک سامانه‌ی آنلاین شما احتیاجی به هیچ‌کدام از مراحل بالا ندارید و با انجام پرداخت توسط والدین، همه‌ی اطلاعات به شکل خودکار ثبت شده و پول پرداختی به حساب مدرسه واریز می‌شود.

صرفه‌جویی در هزینه‌های زمانی و مالی

اگر تا اینجای مقاله را به دقت مطالعه کرده باشید، احتمالا به این نتیجه رسیده‌اید که یکی از مهم‌ترین مزیت‌های سیستم الکترونیک، صرفه‌جویی قابل توجه، هم در زمان والدین و هم در زمان کارکنان مدرسه است، اما در کنار این موضوع، در هزینه‌های پنهان مدرسه نیز به شکل قابل توجهی صرفه‌جویی خواهد شد، دیگر احتیاجی به نوشتن اطلاعات پرداختی روی برگه‌های کاغذی نیست و نباید چیزی را چاپ کنید و این یعنی صرفه‌جویی در هزینه‌های اضافه!

امکان تعریف شهریه‌هایی با مقادیر مختلف

فرض کنید، قصد دارید یک کلاس فوق برنامه یا اردوی علمی برای دانش‌آموزان برگزار کنید، مسلما برای انجام چنین فرایندی احتیاج به دریافت هزینه از خانواده‌ها دارید، مبالغ خرد و درشت که اگر بخواهید هر بار از والدین دریافت کنید، احتمالا خیلی به دردسر می‌افتند، به‌خصوص پدر و مادرهای شاغل که زمان آزاد زیادی برای کارهای بانکی و اداری ندارند.

در صورتی که اگر مدرسه‌ی خود را مجهز به سامانه‌ی پرداخت الکترونیک کنید، به راحتی می‌توانید انواع هزینه‌ها را با عناوین مختلف در سیستم تعریف کنید و والدین نیز به سادگی قادر به پرداخت آن‌ها خواهند بود، بدون اینکه به زحمت بیفتند!

امکان دریافت شهریه‌های تکی یا گروهی

شاید قصد داشته باشید یک کلاس یا برنامه‌ی ویژه را تنها برای گروه خاصی از دانش‌آموزان خود در نظر بگیرید (مثلا کنکوری‌ها) با استفاده از یک سامانه‌ی آنلاین، می‌توانید این فرایند را به سادگی مدیریت کرده و پرداخت‌های مختلفی را ایجاد کنید، به عنوان مثال هنگامی که شهریه را برای یک نفر یا یک کلاس خاص ایجاد کردید، اطلاع‌رسانی آن برای همان لیست از دانش‌آموزان ارسال خواهد شد و می‌توانند شهریه را بپردازند.

قابلیت تعریف پرداخت‌های خودکار

از جمله موارد دیگری که می‌توانید با استفاده از یک سیستم پرداخت الکترونیک به آن دست پیدا کنید، قابلیت انجام پرداخت‌های خودکار است، به این شکل مثلا یک کلاس فوق برنامه را تعریف کرده‌اید و هزینه‌ی آن را به شکل الکترونیک دریافت می‌کنید، در چنین حالتی می‌توانید این شرط را برای سیستم ایجاد کنید که پس از پرداخت آنلاین شهریه، دانش‌آموز به شکل خودکار در لیست ثبت‌نامی‌ها قرار بگیرد و بدین ترتیب احتیاجی به ورود دستی اطلاعات و مشخصات دانش‌آموزان ندارید.

احتمالا تا الان متوجه شده‌اید که استفاده از یک سامانه‌ی پرداخت شهریه‌ی الکترونیک امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد، از صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها گرفته تا مدیریت خودکار سیستم‌های حسابداری و امکان دریافت شهریه‌های خودکار، اگر یک مدیر یا مسئول مدرسه هستید، حتما ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت شهریه‌ی مدارس را ببینید!