سیستم شهریه مدرسه چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

پرداخت شهریه، به‌خصوص در مدارس غیر دولتی همیشه یکی از مهم‌ترین فرایندهاییست که مورد توجه مدیر و مسئولین حسابداری مدرسه قرار می‌گیرد؛ علاوه‌بر شهریه‌های ثابت که در هر سال تحصیلی توسط والدین پرداخت می‌شود، مدارس هزینه‌های دریافتی دیگری مثل کلاس‌های فوق برنامه نیز دارند که در صورت وجود یک سیستم امور شهریه مناسب در نرم افزار مدرسه به سادگی می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد.

قبلا در مقاله‌ی آشنایی با سیستم امور مالی مدرسه، به این موضوع اشاره کردیم که وجود یک سیستم مدیریت شهریه چه اهمیتی دارد، در این مقاله قصد داریم کمی بیشتر با این نرم‌افزار آشنا شده و مزایای آن را برای مدرسه و خانواده‌ها بررسی کنیم.

یک سیستم شهریه مدرسه چه ویژگی‌هایی دارد؟ 

مهم‌ترین ویژگی که برای یک نرم‌افزار مدیریت شهریه باید به آن توجه داشته باشید، این است که کاملا مطابق با دستورالعمل‌های آموزش و پرورش طراحی شده باشد، شاید پیش خود فکر کنید می‌توان از هر نرم‌افزاری برای انجام امور حسابداری مدرسه استفاده کرد، اما در حقیقت این‌طور نیست و یک سیستم شهریه که برای مدارس طراحی شده، باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد.

پشتیبانی از پرداخت‌های آنلاین و آفلاین

اگر به‌کمی قبل‌تر برگردیم، احتمالا به یاد دارید که مدارس، اکثر شهریه‌های خود را به شکل حضوری یا از طریق فیش‌های بانکی دریافت می‌کردند، اما این‌روزها با افزایش شهرنشیتی و مشلغه‌هایی پدر و مادر یک دانش‌آموز دارند، احتمالا کمتر کسی فرصت مراجعه‌ی حضوری به مدرسه را داشته و اولیا ترجیح می‌دهند، هزینه‌های مربوط به مدرسه فرزندشان را به شکل آنلاین پرداخت کنند.

از سوی دیگر به کمک یک سیستم پرداخت آنلاین، شما خیلی راحت‌تر می‌توانید امور مالی مدرسه را مدیریت کرده و احتیاجی به بررسی چندباره‌ی فیش‌های واریزی یا یادداشت کردن پرداخت‌ها ندارید، اگر دوست دارید بیشتر در این خصوص بدانید، مطالعه‌ی مقاله‌ی مزایای سیستم پرداخت الکترونیک برای مدارس و والدین می‌تواند اطلاعات خوبی در این زمینه به شما بدهد؛ البته فراموش نکنید که یک نرم‌افزار خوب، باید از هر دو حالت پرداخت آنلاین و آفلاین شهریه‌ها پشتیبانی کند.

پشتیبانی از پرداخت‌های قسطی شهریه و چک‌ها

شاید ساده به‌نظر برسد، اما بسیاری از خانواده‌ها ترجیح می‌دهند، هزینه‌های مدرسه را به شکل قسطی پرداخت کنند؛ بنابراین نرم‌افزاری که برای مدیریت شهریه‌ی مدرسه‌ی خود انتخاب می‌کنید، باید قابلیتی را در اختیار شما قرار دهد که امکان تقسیط مبالغ را داشته باشید؛ همچنین از آنجایی که افراد زیادی، هزینه‌ها را به شکل چک پرداخت می‌کنند، نرم‌افزار شما باید امکان ثبت اطلاعات چک‌ها را نیز داشته باشد.

این ویژگی دو مزیت مهم به همراه خواهد داشت، اول اینکه والدین این حق انتخاب را دارند که از بین حالت‌های مختلف نقدی یا قسطی، نوع پرداخت مد نظرشان را انتخاب کنند؛ از سوی دیگر مدرسه نیز می‌تواند خیلی ساده‌تر اقساط را مدیریت کرده و به امور شهریه رسیدگی کند.

امکان صدور صورت‌حساب‌های فردی یا گروهی

همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، یک نرم‌افزار مدیریت شهریه خوب، علاوه‌بر اینکه باید امکان صدور صورت‌حساب‌های دوره‌ای (مثلا شهریه سالیانه یا ترمی) را به شما بدهد، به قابلیتی احتیاج دارد که بتوانید صورت‌حساب‌های دلخواه خود را صادر کرده و پرداخت آن‌ها را نیز به سادگی مدیریت کنید.

به عنوان مثال فرض کنید قصد دریافت هزینه، بابت کلاس‌های فوق برنامه‌ای را دارید که از قبل آن‌ها را در نظر نگرفته بودید و می‌خواهید این کلاس را برای تعدادی از دانش‌آموزان ایجاد کنید (مثلا تعدادی از بچه‌های کنکوری) در چنین شرایطی به نرم‌افزاری احتیاج دارید که امکان ایجاد صورت‌حساب‌های دلخواه را به شما بدهد، بدین ترتیب می‌توانید فاکتورهای پرداختی تنها برای تعداد خاصی از دانش‌آموزان صادر کنید.

امکان بررسی وضعیت شهریه‌ها توسط والدین

یک نرم‌افزار خوب، علاوه‌بر اینکه امکان بررسی و مدیریت کامل وضعیت شهریه‌ها را به کادر مدرسه می‌دهد، باید این اجازه را به والدین و دانش‌آموزان نیز بدهد که بتوانند وضعیت پرداخت‌های خود را مشاهده کرده و از آن‌ها مطلع شوند؛ در حقیقت برنامه‌های مدیریت شهریه یک ابزار دو طرفه هستند که باید امکان بررسی وضعیت پرداخت‌ها را به هر دو طرف (هم مدرسه و هم خانواده‌ها) بدهند.

در کنار همه‌ی این موارد، این نکته را یاد داشته باشید که یک سیستم شهریه ایده‌آل باید با سایر بخش‌های نرم‌افزار مدرسه نیز یکپارچه باشد، در این صورت شما احتیاجی به ورود دستی اطلاعات نخواهید داشت و همه‌چیز به شکل کاملا خودکار انجام می‌شود.

فرض کنید قصد ایجاد یک کلاس فوق برنامه را دارید، شما باید این کلاس را در قسمت آموزش نرم‌افزار ایجاد کنید، حال اگر سامانه‌ی شما به شکل یکپارچه طراحی نشده باشد، لازم است که هزینه‌ی این کلاس را نیز به شکل مجزا و در بخش شهریه‌ها وارد کنید تا خانواده‌ها آن را بپردازند.

در صورتی که اگر از یک سیستم شهریه یکپارچه برای مدرسه خود استفاده کنید، تمام فرایندها به شکل خودکار انجام می‌شود و صورت‌حساب‌ها می‌توانند به شکل خودکار ایجاد شوند.

در صورتی که به دنبال یک سیستم مدیریت شهریه برای مدرسه خود می‌گردید، نرم‌افزار امور شهریه مدارس که توسط همکلاسی ارائه شده، می‌تواند یک انتخاب ایده‌آل برای شما باشد، توصیه می‌کنیم همین حالا ویژگی‌های جذاب آن را ببینید.