یک برنامه‌ی یکپارچه به نرمافزاری گفته می‌شود که از اجزای به هم پیوسته تشکیل شده و همه‌ی نیازهای یک سازمان یا شخص را به شکل یکجا پوشش می‌دهد؛ قبلا در مقاله‌ی آشنایی با سامانه مدیریت مدارس به این موضوع اشاره کردیم که یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزارهای مدرسه، یکپارچگی سیستم است؛ در این نوشته از همکلاسی، قصد داریم کمی بیشتر با مفهوم یکپارچگی در سامانه‌های نرمافزاری آشنا شویم و اهمیت یکپارچگی در نرم افزار مدرسه را بررسی کنیم؛ اما قبل از هر چیز، بد نیست کمی در مورد نرم‌افزارهای یکپارچه و مزایای آن اطلاعات کسب کنیم.
مفهوم نرم‌افزار یکپارچه چیست؟
به مجموعه‌ای از چندین نرم‌افزار مرتبط که در کنار هم کار می‌کنند، نرم‌افزار یکپارچه (Integrated Software) گفته می‌شود، اکثر سامانه‌های یکپارچه از چندین زیر سیستم یا ماژول تشکیل شده‌اند که جریان داده بین آنها وجود دارد، یعنی در بخشی از سیستم شما می‌توانید به صورت خودکار به اطلاعات سایر بخش‌ها نیز دسترسی داشته باشید که در اصطلاح فنی این فرایند را یکپارچگی داده‌ها می‌نامند.
به عنوان مثال در یک نرم‌افزار مدرسه‌ی یکپارچه هنگامی که دانش‌آموزان وضعیت تردد خود را ثبت می‌کنند، این اطلاعات به صورت خودکار در سایر بخش‌های سیستم (مثلا اطلاع‌رسانی به اولیا، نمره‌ی انضباط و…) نیز قابل مشاهده و دسترسی خواهد بود، البته این دسترسی کاملا کنترل شده است و افراد متناسب با نقشی که در سیستم دارند و با توجه به محدودیت‌های تعریف شده، می‌توانند به داده‌های مجاز مربوط به خود دسترسی پیدا کنند.
استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه چه مزیتی برای مدارس دارد؟
مهم‌ترین مزیتی که با استفاده از سامانه‌های نرمافزاری یکپارچه به آن دسترسی خواهید داشت، استفاده از یک برنامه به‌جای چندین برنامه‌ی مختلف است، یعنی احتیاجی نیست برای هر بخش مدرسه‌ی خود سیستمی جداگانه تهیه کنید، به عنوان مثال سیستم حسابداری و سیستم کنترل تردد کارکنان به شکل یکجا و در یک پکیج نرمافزاری در اختیار شما قرار می‌گیرد، اجازه دهید این موضوع را با ذکر یک مثال برای شما شرح دهیم.
فرض کنید برای مدیریت مدرسه‌ی خود از نرم‌افزارهای مستقل استفاده می‌کنید، به عنوان مثال فرایند حسابداری را با یک سیستم و فرایند کنترل تردد نیز با سیستمی دیگر مدیریت می‌کنید، در چنین حالتی برای محاسبه‌ی حقوق و دستمزد کارکنان باید اطلاعات تردد را به شکل دستی وارد سامانه‌ی حسابداری کنید، اما در صورتی که از سامانه‌های نرمافزاری استفاده می‌کردید، چنین مشکلی وجود نداشت و اطلاعات به شکل خودکار بین بخش‌های نرم‌افزار همگام‌سازی (Sync) میشد؛ این موضوع تنها یکی از مزایای یک نرم‌افزار مدرسه‌ی یکپارچه است، اما سامانه‌های نرمافزاری یکپارچه ویژگی‌های دیگری نیز دارند که در ادامه بیشتر با آنها آشنا خواهیم شد.
صرفه‌جویی در وقت و انرژی کارکنان
همانطور که گفتیم، مهم‌ترین مزیت استفاده از یک نرم‌افزار یکپارچه، عدم نیاز به نصب چندین برنامه‌ی مستقل است و این یعنی کارکنان مدرسه تنها با یکبار ورود اطلاعات در سیستم، می‌توانند در همه‌ی بخش‌ها به داده‌های مورد نیازشان دسترسی داشته باشند، مثلا هنگام ورود اطلاعات در دفتر کلاسی الکترونیک، نمرات به شکل خودکار در سایر بخش‌های سامانه (سیستم‌های گزارش‌گیری، کارنامه‌ها و…) نمایش داده می‌شوند و احتیاجی به ورود چندباره‌ی اطلاعات نخواهد بود.
صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی مدرسه
شاید در نگاه اول، خرید یک نرم‌افزار جامع و یکپارچه، گران و پرهزینه به نظر برسد، اما نکته‌ی مهم اینجاست که با تهیه‌ی چنین نرمافزاری لازم نیست چندین بار هزینه کرده و برنامه‌های مدیریتی مختلفی را برای مدرسه‌ی خود بخرید؛ بلکه تنها با یکبار هزینه، به یک سیستم کامل و همه‌فن‌حریف دسترسی دارید و این یعنی یک صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه‌های مدرسه‌ی شما.
استفاده‌ی راحت‌تر از سامانه
علاوه‌بر ورود ساده و سریع اطلاعات که در بخش‌های قبل به آن اشاره کردیم، از جمله مزایای دیگری که می‌توان برای نرم‌افزارهای یکپارچه در نظر گرفت، استفاده‌ی ساده‌تر کاربران از سیستم است؛ یک سامانه‌ی یکپارچه به دلیل داشتن ظاهر یکسان در همه‌ی بخش‌ها این مزیت را برای شما دارد که سریع‌تر به محیط نرم‌افزار عادت کرده و ساده‌تر نیازهای خود را برطرف کنید.
پشتیبانی نرمافزاری سامانه
از آنجایی که سامانه‌های یکپارچه توسط یک شرکت نرمافزاری طراحی و پیاده‌سازی شده‌اند، از نظر فنی امکان پشتیبانی بهتری برای آنها فراهم است، همچنین کارشناس آی‌تی مدرسه نیز خیلی ساده‌تر می‌تواند سیستم را عیب‌یابی و در صورت نیاز مشکلات آن را برطرف کند؛ هنگامی که به‌جای استفاده از یک نرم‌افزار، از چندین سیستم مختلف استفاده کنید مسلما از نظر پشتیبانی فنی باید زمان بیشتری را برای رفع مشکلات آنها صرف کنید.
همانطور که متوجه شدید، استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه می‌تواند صرفه‌جویی بسیار زیادی در زمان و هزینه‌های مدرسه کند؛ اما در کنار تمام این‌ها یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از سامانه‌های یکپارچه‌ی مدرسه، راحتی بیشتر دانش‌آموزان و خانواده‌هاست، چرا که آنها نیز بدون نیاز به استفاده از برنامه‌های جانبی اضافه و تنها در یک پنل کاربری می‌توانند به تمام ابزارهای مورد نیازشان دسترسی داشته باشند.
علاوه‌بر مدرسه و خانواده‌ها، آموزگاران نیز خیلی ساده با چنین برنامه‌هایی کار می‌کنند و نیازهای خود را با استفاده از آنها برطرف می‌کنند؛ به عنوان مثال معلمی را در نظر بگیرید که از قبل تعدادی سوال طرح کرده و می‌خواهد با استفاده از آنها یک آزمون از دانش‌آموزان خود بگیرد.
در صورتی که از نرم‌افزارهای یکپارچه استفاده کرده باشید، معلم می‌تواند در چند دقیقه سوالات آزمونی که قبلا طراحی و در سامانه بارگذاری کرده را انتخاب و برای آزمون خود از آنها استفاده کند، پس از برگزاری آزمون نیز نمرات در کارنامه‌ی دانش‌آموزان درج شده و به‌اطلاع والدین می‌رسد؛ تمام این موارد به شکل کاملا خودکار و به‌وسیله‌ی یک نرم‌افزار کامپیوتری انجام می‌شود.
به‌طور کلی، سامانه‌های یکپارچه در حال حاضر به انقلابی در صنعت نرم‌افزار تبدیل شده‌اند و اکثر سازمان‌های بزرگ دنیا، در حال استفاده از چنین نرم‌افزارهایی هستند، مدارس نیز به عنوان یک نهاد اجتماعی یا سازمان باید از چنین ابزارهایی برای پیشبرد اهداف خود بهره‌مند شوند.
فرقی نمی‌کند یک مدرسه‌ی کوچک هستید یا یک مجتمع آموزشی چند هزار نفری، در هر صورت با استفاده از سیستم‌های نرمافزاری یکپارچه نه‌تنها گامی مهم برای هوشمندسازی مدرسه‌ی خود برداشته‌اید، بلکه در هزینه‌های مالی و منابع انسانی خود نیز صرفه‌جویی قابل توجهی کرده‌اید.
