یک نرم افزار مدرسه چطور در هزینه‌های شما صرفه‌جویی می‌کند؟

خیلی از مدارس از یک نرم افزار مدرسه استفاده می‌کنند تا فرایندهای خود را دقیق‌تر و سریع‌تر انجام دهند؛ از برگزاری کلاس آنلاین گرفته تا حسابداری مدرسه، جزو مواردی هستند که می‌توان آن‌ها را با یک نرم افزار مدرسه، مدیریت کرد؛ اما این یک روی ماجراست، استفاده از نرم افزار مدیریت مدارس علاوه‌بر ساده‌سازی و افزایش دقت فرایندها، در هزینه‌های مدرسه شما نیز صرفه‌جویی خواهد کرد که در ادامه بیشتر با این موارد آشنا خواهیم شد؛ هر چند شاید در نگاه اول اینطور به نظر برسد که خرید یک نرم‌افزار اتوماسیون برای مدرسه، کاری هزینه‌بر است، اما شما باید به چشم یک سرمایه‌گذاری به این موضوع نگاه کنید، چرا که در درازمدت می‌تواند به شکل قابل قابل توجهی هزینه‌های جاری مدرسه را کاهش دهد.

صرفه‌جویی در زمان

شاید کلیشه‌ای به‌نظر برسد، اما به‌جرئت می‌توان گفت باارزش‌ترین چیزی که با استفاده از یک نرم افزار مدیریت مدرسه در آن صرفه‌جویی خواهید کرد، زمان است؛ در یک مدرسه هوشمند، همه‌ی فرایندها به شکل خودکار انجام می‌شوند و احتیاجی نیست که زمان خود را برای انجام کارهای تکراری و کم‌بازده صرف کنید، در عوض می‌توانید از وقت خود برای انجام کارهای مهم‌تر در مدرسه استفاده کنید؛ مثلا سیستم به شکل خودکار نمرات ثبت شده در کارنامه را از طریق پیامک به والدین و دانش‌آموزان اطلاع می‌دهد.

مواردی مثل گزارش نمرات و پیشرفت تحصیلی دانش‌آموزان و… نیز به شکل خودکار توسط سیستم محاسبه شده و در اختیار مدیر قرار می‌گیرند و احتیاجی به انجام دستی محاسبات نخواهد بود، در حقیقت همه‌ی فرایندهای زمان‌گیر که قبلا به شکل دستی توسط کارمندان مدرسه انجام میشد، به کمک یک نرم افزار مدیریت مدرسه، به شکل کاملا خودکار، پیش خواهد رفت.

علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان، از آنجایی که فرایندها به شکل سیستمی انجام می‌شود، احتمال خطا در ورود اطلاعات یا محاسبات نیز به حداقل خواهد رسید؛ چراکه در حالت عادی و بدون استفاده از نرم‌افزارهای هوشمند، یک نفر از اعضای مدرسه باید اطلاعات را به شکل دستی وارد کند و پس از آن محاسبات یا پردازش‌های مختلف را روی داده‌ها انجام دهد، اما در یک سیستم الکترونیک همه‌ی فرایندها به شکل خودکار انجام می‌شوند و یک کامپیوتر پردازش‌ها را انجام می‌دهد.

هزینه‌ی خرید کاغذ

هزینه‌ی خرید کاغذ، یکی از فرایندهای پرهزینه‌ی مدارس است که به شکل مداوم تکرار می‌شود و علاوه‌بر ضررهایی که به محیط زیست وارد می‌کند، خرج نسبتا زیادی هم روی دست مدرسه می‌گذارد؛ غیرممکن است که یک مدرسه به کاغذ احتیاج نداشته باشد، اما برخی از فرایندها وجود دارند که با الکترونیکی شدن آن‌ها می‌توان بخش زیادی از کاغذهای مصرفی مدرسه را کاهش داد و بدین ترتیب صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌های پنهان مدرسه کرد، هزینه‌هایی که شاید کمتر به چشم بیایند.

یک مدرسه برای برگزاری همه‌ی امتحانات، چاپ نمرات، اطلاع‌رسانی نمره‌ها به والدین و دانش‌آموزان، چاپ گزارش‌ها، دعوت‌نامه‌ی شرکت در جلسات و… به برگه‌های کاغذی احتیاج دارد و این موارد می‌توانند هزینه‌ی زیادی را در طول سال تحصیلی به یک مدرسه تحمیل کنند؛ اما با استفاده از یک اتوماسیون مدیریت مدرسه، همه‌ی این فرایندها به شکل سیستمی و الکترونیک انجام می‌شوند و در حقیقت دیگر احتایجی به خرید یا چاپ برگه‌های کاغذی نخواهید داشت.

با استفاده از یک نرم افزار مدرسه، شما می‌توانید آزمون‌های خود را به شکل الکترونیک بزگرار کنید، نمرات را در قالب کارنامه‌ی آنلاین و با استفاده از اطلاعیه‌های پیامکی برای والدین و دانش‌آموزان ارسال کنید؛ بدین ترتیب همه‌ی نیازهای مدرسه شما با استفاده ابزارهای الکترونیک انجام خواهد شد و هزینه‌ای برای خرید کاغذ یا چاپ برگه‌ها صرف نکرده‌اید!

نگهداری و آرشیو اطلاعات

معمولا در مدارس بخشی برای نگهداری و آرشیو پوشه‌های سال‌های قبل در نظر گرفته می‌شود، اما نگهداری اطلاعات قبلی به شکل کاغذی نه‌تنها فضای زیادی را اشغال می‌کند، بلکه نگهداری پردردسری هم دارد و احتمال آسیب رسیدن به اطلاعات نیز وجود دارد، در حالی که به کمک یک نرم افزار مدرسه هوشمند، شما می‌توانید به سادگی اطلاعات سال‌های قبل را نگهداری کنید و در چند کلیک به داده‌های مورد نظر خود دسترسی داشته باشید، مثلا اطلاعات یک دانش‌آموز یا نمرات کلاسی بچه‌ها را ببینید.

مدیریت منابع انسانی

در نهایت موضوع دیگری که به کمک یک نرم‌افزار هوشمند سازی مدارس می‌توانید در آن صرفه‌جویی کنید، هزینه‌های مربوط به منابع انسانی در مدرسه است، به عنوان مثال به کمک یک نرم‌افزار مدیریت کتابخانه یا حسابداری مدرسه، می‌تواند به شکل خودکار بخش زیادی از فرایندهای مربوط به این دو بخش در مدرسه‌ی شما را مدیریت کند و لازم نیست افراد جدیدی را برای انجام این موارد به شکل مجزا استخدام کنید.

آیا شما هم برای مدیریت امور جاری در مدرسه‌ی خود از نرم‌افزارهای مدیریت مدرسه استفاده می‌کنید؟ به نظرتان چه مواردی دیگری وجود دارد که به کمک یک نرم‌افزار مدیریت مدرسه می‌تواند آن را به شکل بهتری در مدارس انجام داد؟ دیدگاه‌ها و تجربیات خود را با ما و سایر کاربران همکلاسی به اشتراک بگذارید؛ راستی اگر برای هوشمندسازی مدرسه‌ی خود به دنبال راهکار می‌گردید، می‌توانید همین حالا از مشاوره‌ی رایگان همکلاسی استفاده کنید!